Utlegg, kjøring og HMS

Har du lagt ut penger for et prosjekt, registrerer du utlegget med kvitteringen. Kjører du egen bil i jobben, registrerer du turen. Skjer det en skade eller noe som kunne gått galt, melder du avvik. Sjekklistene krysser du av på vakt, med en beskjed til neste vakt. Alt dette finner du i telefonappen under Mer, og på nettsiden.

Telefonappen får dette i neste versjon. Ser du ikke Utlegg eller HMS under Mer, oppdater appen, eller bruk nettsiden.

Hvordan registrerer jeg et utlegg?

Under Mer, så Utlegg, trykk Nytt utlegg. Velg prosjektet, datoen, hva som ble kjøpt, kategori og beløpet med mva. Legg ved kvitteringen og trykk Send.

1. Velg et av de aktive prosjektene. Har bedriften kostnadssteder, kan du velge ett i tillegg, eller bare kostnadsstedet hvis utlegget ikke hører til et prosjekt.
2. Skriv hva som ble kjøpt, og velg Materialer, Reise eller Annet.
3. Skriv Beløp med mva. Vet du beløpet uten mva, skriv det også. Det kan ikke være større enn beløpet med mva.
4. Trykk Ta bilde og ta bilde av kvitteringen, eller trykk Legg ved kvittering (bilde eller PDF) og velg et bilde eller en PDF fra telefonen. Bildet må være JPEG eller PNG, og filen høyst 5 MB.
5. Trykk Send.

Utlegg vises bare når bedriften bruker prosjekter.

Hvordan ser jeg om utlegget er godkjent?

Under Mine utlegg står hvert utlegg med Venter, Godkjent eller Avvist. Et avvist utlegg viser lederens begrunnelse.

Hva lederen ser: utlegget på prosjektet, med kvitteringen. Lederen godkjenner med beløpet uten mva, eller avviser med en begrunnelse.

Hvordan retter jeg et avvist utlegg?

Trykk Rett og send på nytt under utlegget. Rett det som var feil, bytt kvittering om du trenger det, og trykk Send på nytt. Utlegget venter da på godkjenning igjen. Prosjektet kan ikke byttes. Et godkjent utlegg kan ikke endres; spør lederen.

Hvordan registrerer jeg kjøring?

På telefonen: under Mer, så Kjøring, trykk Ny tur. På nettsiden: på Min side, trykk Registrer kjøring. Fyll ut og send; lederen godkjenner.

1. Velg datoen, og skriv hvor turen startet (Fra) og hvor den gikk (Til).
2. Skriv formålet, for eksempel «Befaring hos kunde».
3. Skriv antall kilometer, for eksempel 42,5.
4. Hadde du passasjerer, skriv navnene skilt med komma.
5. Har bedriften kostnadssteder, kan du velge ett.
6. Trykk Send (på nettsiden Send til godkjenning).

Kjøringen går til lønn som kilometer. Lønnssystemet regner ut godtgjørelsen; Timefly betaler ikke ut noe.

Hvordan ser jeg om kjøringen er godkjent?

Under Mine turer på telefonen, og i kortet Kjøring på Min side, står hver tur med Venter, Godkjent eller Avvist, og hvor mange av månedens turer som er godkjent, for eksempel «2 av 3 godkjent denne måneden». En avvist tur viser lederens begrunnelse. Trykk Rett og send på nytt (på nettsiden Rett), rett det som var feil og send igjen. En tur som venter, kan du endre eller slette. En godkjent tur kan ikke endres; spør lederen.

Hvordan melder jeg et avvik?

Under Mer, så HMS, trykk Meld avvik. Skriv hva som skjedde, hvor og når, ta eller legg eventuelt ved et bilde, og trykk Send.

Tidspunktet er nå hvis du ikke endrer det. Det kan ikke være fram i tid. De som følger opp HMS får beskjed med stedet, ikke teksten. Du ser bare dine egne avvik på nettsiden; oppfølgingen gjør lederen der.

Hvordan krysser jeg av en sjekkliste?

Under HMS, i Dagens sjekklister, trykker du på punktet når det er gjort. Navnet ditt og klokkeslettet blir stående, og et kryss kan ikke tas bort.

Øverst i hver liste står Beskjed fra forrige vakt hvis noen skrev en. Skriv din egen beskjed under Beskjed til neste vakt og trykk Lagre beskjeden. Den kan erstattes senere samme dag. Sjekklister kan bare fylles ut for i dag og i går.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.