Ansatte

Ansatte viser hvem som trenger oppfølging og hva du gjør med det. Øverst står fire oppgaver, under dem søk og filtre, og så listen over de ansatte. Herfra åpner du den ansattes side, der du redigerer opplysninger, gir roller og legger inn dokumenter. For å rette opplysninger må rollen din kunne endre ansatte; uten det ser du navn, team og kontaktinfo.

Hva betyr de fire oppgavene øverst?

Hver oppgave teller hvor mange ansatte i utvalget som trenger den. En ansatt kan trenge flere oppgaver, så tallene legges aldri sammen.

Tallene følger team, arbeidsforhold og søk du har valgt. Velg en oppgave for å se akkurat de ansatte; den valgte har en hake. Står det – og Ikke tilgjengelig, er tallet ukjent for deg: bare administratoren ser invitasjoner og innlogging. 0 betyr at ingen i utvalget trenger oppgaven.

Hvordan retter jeg opp, en etter en?

Velg oppgaven, trykk Sett arbeidstid eller Fullfør opplysninger i raden, fyll inn feltet og trykk Lagre og neste.

Bruker dere PowerOffice Go, må ansattnummeret være bare tall, høyst 6 siffer, slik PowerOffice-filen krever. Et nummer som ikke passer, eller som en annen ansatt i bedriften allerede har, blir ikke lagret. Det du skrev blir stående, og feltet er markert, så du kan rette det. Kom i gang oppdateres når opplysningene er lagret.

Et nummer som ble lagret før denne regelen, og som PowerOffice ikke tar imot, telles under Ansattdata. Raden sier hvilket felt det gjelder og hvorfor, for eksempel «Lønns-ID «1234567» passer ikke i PowerOffice: bare tall, høyst 6 siffer.» Fullfør opplysninger åpner det feltet. Har personen en Lønns-ID i bedriften, er det den som sjekkes, ellers ansattnummeret.

1. Velg Arbeidstid eller Ansattdata øverst.
2. Trykk Sett arbeidstid eller Fullfør opplysninger i raden. Personen åpnes med Rediger på feltet som mangler.
3. Fyll inn og trykk Lagre og neste. Timefly lagrer og åpner neste person som fortsatt mangler det samme. Lagre endringer lagrer og blir på personen, med hvor mange som gjenstår og Neste ansatt.
4. Tilbake til oppgaven tar deg til listen med samme oppgave, team, arbeidsforhold og søk, og personen du kom fra. Den som er rettet, er ute av oppgaven.

Pilene øverst på personens side går gjennom listen du kom fra, med 1 av 3 og navnet på oppgaven.

Hva står på den ansattes side?

Rolle, team, kontaktinfo og om personen er på jobb nå, og fanene Oversikt, Vakter, Tid & lønn, Fravær, Dokumenter og Tilgang.

Øverst står rollen, team, om personen er på jobb nå, telefon og e-post. Fanene:

Kan jeg ta pause midt i en endring?

Ja. Trykk Avbryt og velg Behold utkast. Endringene blir liggende i denne fanen i nettleseren til du lagrer eller forkaster dem, også om du laster siden på nytt.

• På personens side står Ulagret utkast med Fortsett redigeringen og Forkast utkastet.
• Når du åpner Rediger igjen, står det at utkastet er hentet og ikke lagret ennå.
• Forkast fjerner endringene. Lukker du uten å ha endret noe, eller har satt alt tilbake som det var, lukkes skjemaet uten spørsmål.
• Utkastet er bare ditt, bare for bedriften du er i, og blir borte når du logger ut eller lukker fanen. Fødselsnummer lagres aldri i et utkast.

Ny ansatt har det samme: Behold utkast tar deg tilbake til listen, og neste gang du trykker Ny ansatt er skjemaet fylt ut fra utkastet.

Hva skjer hvis noen andre endret personen mens jeg redigerte?

Da lagres ingenting av ditt. Skjemaet viser hva som er lagret nå og hva du skrev, for hvert felt du endret.

• Behold mine endringer legger endringene dine oppå det som er lagret nå. Se over og trykk Lagre endringer.
• Bruk det som er lagret nå fyller skjemaet med det som er lagret og forkaster endringene dine.

Trykker du Lagre eller Enter før du har valgt, blir valget stående. Du mister aldri det du skrev.

Hvordan redigerer jeg en ansatt?

Åpne personen, trykk Rediger, endre det som trengs under Person, Arbeidstid og lønn og Team, og trykk Lagre endringer.

1. Åpne personen og trykk Rediger.
2. Person: navn, brukernavn, ansattnummer, Fødselsdato, e-post, telefon, adresse.
3. Arbeidstid og lønn: Avtalt arbeidstid, timer per uke (tomt følger bedriften), Ansatt fra, Gjennomsnittsberegning, Unntatt arbeidstidsreglene, Timelønn eller Fastlønn, sats, avtale om avspasering, feriedager igjen og feriedager per år. En ny ansatt starter med alle feriedagene for året igjen (25, eller det du skrev i Feriedager per år). Begynner personen etter 30. september, får personen bare én uke ferie det året (ferieloven § 5 nr. 3): saldoen for året starter på 6 dager, eller 5 hvis bedriften teller arbeidsdager. Ansattkortet, fanen Fravær og Fravær, Saldo sier «Én uke i år». Ansatte du la inn før 4. november 2026 er ikke rettet: sjekk saldoen deres selv. Er saldoen lavere enn uken minus ferie som er innvilget, står det for eksempel «Lagret saldo er 0 dager, ikke 6. Sjekk feriesaldoen for hånd.»

Endrer du Ansatt fra senere, følger saldoen med så lenge det ikke er trukket ferie det året: flytter du datoen til etter 30. september, settes saldoen ned til én uke (en lavere saldo blir stående). Flytter du den tilbake, får personen bedriftens vanlige antall dager igjen, men bare om saldoen fortsatt er nøyaktig den ene uken; har du endret saldoen selv, blir den stående. Er det trukket ferie det året, endres ingenting, og Timefly sier at du må sjekke feriesaldoen for hånd.

1. Team: hvilke team personen er med i.
2. Trykk Lagre endringer.

Hvorfor må jeg legge inn fødselsdato?

Fødselsdatoen trengs for reglene for arbeidstakere under 18 år og for sykepenger fra 67 og 70 år. En ny ansatt kan ikke opprettes uten den.

Fra 24.9.2026 har alle ansatte en fødselsdato i Timefly. Den trengs for reglene for arbeidstakere under 18 år, og for sykepenger fra 67 og 70 år.

Skolepliktig 15- til 17-åring

Er personen mellom 15 og 17 år, spør kortet også Skolepliktig (går i grunnskolen). Den som fortsatt går i grunnskolen har de samme grensene som barn under 15, uansett alder: høyst 7 timer om dagen og 35 i uken, ikke arbeid mellom kl. 20 og 06, og 14 timers hvile (arbeidsmiljøloven §§ 11-2, 11-3 og 11-5). Svarer du Nei, ferdig med grunnskolen, gjelder grensene for 15 til 17 år: 8 timer om dagen og 40 i uken. Står det Ukjent for en 15-åring, brukes de strengeste grensene, og vaktene sier at skoleplikten ikke er besvart. For en 16-åring i året personen fyller 16 brukes grensene for 15 til 17 år, men vaktene sier fra til du har svart. Husk å endre svaret til Nei når personen er ferdig med grunnskolen. Timer over grensene betales som overtid og merkes i Timer til lønn.

Barn (omsorgsdager)

Under Person kan du fylle inn Barn til og med 12 år, Alene om omsorgen og Barn med utvidet rett fra Nav. Feltene er valgfrie og brukes bare til kvoten for Sykt barn: 10 dager i året, 15 med tre eller flere barn, dobbelt for den som er alene om omsorgen, og 10 dager til for hvert barn med utvidet rett (folketrygdloven § 9-6). Timefly varsler når en søknad går over personens kvote, men stopper ingenting. Står antall barn tomt, varsler Timefly fra 10 dager som før. Skriv aldri inn diagnoser; bare at Nav har gitt utvidet rett.

• Ny ansatt: Fødselsdato må fylles ut før du kan opprette personen.
• Rediger → Person: her fyller du inn eller retter datoen. Den kan ikke fjernes igjen.
• Har personen et fødselsnummer registrert, har Timefly allerede hentet datoen derfra.
• Fødselsdato mangler står under Ansettelsesdata på listen, og personen telles under Ansattdata.

Du kan sette personen på vakter som vanlig før datoen er fylt inn. Vaktene får da varselet Alder ukjent: reglene for arbeidstakere under 18 år er ikke sjekket, og Rapporter nevner personen under Kontroller (en merknad, eksporten stoppes ikke). Fyll inn datoen, så forsvinner varselet.

Bare administratoren, den som kan endre ansatte, og personen selv ser datoen. Kolleger ser den ikke.

Hva betyr Ansatt fra?

Ansatt fra er datoen personen begynte i bedriften. Velg datoen i feltet, eller tøm feltet. Datoen gjelder bare bedriften du er i nå: jobber personen i to bedrifter, har de én dato i hver.

Datoen styrer sykepengene. Arbeidsgiver betaler ingen sykedager de fire første ukene etter Ansatt fra. Før det betaler NAV fra første dag, og dagene står på NAV-linjen i Rapporter. Er feltet tomt, betales sykedagene som planlagt, og Rapporter sier fra når den første vakten Timefly kjenner er under fire uker før sykdommen.

Har personen jobbet her før og begynte igjen innen to uker etter at den ansettelsen sluttet, fyll inn Forrige ansettelse her, fra og til. Da teller den tidligere ansettelsen med i de fire ukene (folketrygdloven § 8-18 andre ledd). Var opphoret mer enn to uker, teller den ikke.

Alle som fantes fra før har tomt felt til noen fyller det inn. Fyll inn Ansatt fra for dem som jobber hos dere nå.

Hva gjør Gjennomsnittsberegning og Unntatt arbeidstidsreglene?

Gjennomsnittsberegning hever grensene for en dag og en uke for en ansatt med skriftlig avtale, og Unntatt arbeidstidsreglene slår av arbeidstidsvarslene for ledende og særlig uavhengige stillinger. Begge står tomme til noen setter dem.

To felt til gjelder bare bedriften du er i nå, og begge står tomme for alle til noen setter dem. Så lenge de står tomme gjelder de vanlige reglene, akkurat som før.

Gjennomsnittsberegning (arbeidsmiljøloven § 10-5) sier at dere har en skriftlig avtale om å gjennomsnittsberegne arbeidstiden. Velg Skriftlig avtale med den ansatte, og alminnelig arbeidstid blir inntil 10 timer i døgnet og 48 timer i uka. Velg Avtale med tillitsvalgte, og den blir 12,5 timer og 48 timer. Da varsler ikke Timefly på en dag eller en uke innenfor de grensene, men fortsatt på en enkeltuke over 50 timer, eller 54 timer med tillitsvalgte. Fra 24.9.2026 finnes Avtale med tillitsvalgte bare i bedrifter som er bundet av tariffavtale, fordi loven bare åpner for den der. Administratoren slår det på under Innstillinger → Bedrift → Tariffavtale. En ansatt som allerede har avtalen, beholder den. Velg Ingen avtale for å gå tilbake til 9 og 40.

Fra 20.10.2026 legger du også inn perioden og arbeidsplanen når du velger en avtale. Skriv når perioden starter, hvor mange uker den varer (høyst 52), snittet per uke (høyst 40) og timene for hver uke i Arbeidsplan, timer per uke. Skriv ukene med semikolon mellom, og «45 x 13; 35 x 13» betyr 13 uker på 45 timer og 13 uker på 35. Planen kan ikke ha i snitt flere timer enn snittet dere har avtalt. Med periode varsler Timefly når en uke går over timene i planen for den uka, og når snittet over perioden, med vaktene så langt og planen for resten, går over det avtalte. Under feltene står hvor perioden ligger an nå. Uten periode står det Periode mangler, og da vurderer Timefly bare døgnet og uka.

Unntatt arbeidstidsreglene (arbeidsmiljøloven § 10-12) gjelder ledende og særlig uavhengige stillinger. Setter du Ledende stilling eller Særlig uavhengig stilling, varsler ikke Timefly om dager, uker, pauser, overtid eller hvile for den personen. Kravet er strengt: stillingen må virkelig styre sin egen arbeidstid, og en tittel er ikke nok. Reglene for dem under 18 år gjelder fortsatt, og arbeidstiden registreres som før. Varslene om å stemple mer enn toleransen for sent eller for tidlig kommer også, fordi de er bedriftens egen praksis og ikke loven.

Fra 20.10.2026 må du skrive en Begrunnelse når du setter en ansatt som unntatt: hvorfor stillingen styrer sin egen arbeidstid. Uten begrunnelse lagres det ikke. Under feltet står hvem som satte det og når.

Fra 23.9.2026 endrer feltene også lønnsfilen i Rapporter. Med Gjennomsnittsberegning blir det overtid først over 10 timer på en dag (Skriftlig avtale med den ansatte) eller 12,5 timer (Avtale med tillitsvalgte). Ukegrensen i lønnen er fortsatt terskelen på bedriftens overtidslinje, så en lang uke betales som overtid. Med Ledende stilling eller Særlig uavhengig stilling får personen ingen overtid i lønnsfilen, heller ikke etter bedriftens egne overtidsregler. Timene betales ellers som før. Har personen fastlønn, kan administratoren også ta bort kvelds-, natt- og helgetillegg for dem, med Ingen tillegg for fastlønte unntatt arbeidstidsreglene i Innstillinger → Lønn.

Hvordan legger jeg inn avtale om avspasering?

Åpne personen, trykk Rediger, velg Arbeidstid og lønn og velg datoen i Skriftlig avtale om avspasering fra. Fra den datoen går overtidstimene i personens timebank.

Har personen en skriftlig avtale om å ta ut overtid som fri (arbeidsmiljøloven § 10-6 (12)), legger du den inn her. Feltene ser du bare hvis rollen din kan se lønn.

1. Åpne personen, trykk Rediger og velg Arbeidstid og lønn.
2. Under Avspasering: velg datoen i Skriftlig avtale om avspasering fra.
3. Skal bare en del av overtiden spares, skriv prosenten i Andel av overtiden, prosent, for eksempel 50. Tomt betyr hele overtiden.
4. Trykk Lagre endringer.

Fra den datoen går overtidstimene, eller den avtalte andelen, i personens timebank. Overtidstillegget betales i Rapporter i måneden timene ble jobbet; selve timene betales når de tas ut som avspasering. Uten dato betales overtiden ut som før.

Saldoen ser du på fanen Tid & lønn, under Timebank: Saldo, datoen for avtalen, og én linje per uke med overtid og per avspasering. Saldoen regnes ut fra godkjente vakter og godkjent avspasering hver gang du åpner den. Endrer du en gammel vakt, endres saldoen også.

Søker personen mer avspasering enn saldoen har, får du en advarsel i fraværsvinduet, for eksempel «7,5 t avspasering, men timebanken har 5 t. Godkjennes dette blir saldoen -2,5 t.» Du kan likevel godkjenne. En saldo under null vises i rødt.

Juster saldo under Timebank flytter saldoen opp eller ned. Skriv timene i Timer, + eller − og grunnen i Hvorfor, for eksempel «Overført fra forrige system», og trykk Lagre justering.

Utbetal betaler ut timer fra banken:

1. Trykk Utbetal. Timer å utbetale er fylt ut med hele saldoen; skriv færre hvis du vil.
2. Velg Dato, i dag eller senere. Timene betales i lønnsperioden datoen ligger i, som «Utbetalt avspasering» til grunnsats: tillegget ble betalt da timene ble jobbet.
3. Trykk Utbetal.

Du kan ikke utbetale mer enn saldoen, og ikke tilbakedatere en utbetaling. Det du har lagret, kan ikke endres. Har du skrevet feil, retter du det med en ny justering.

Slutter noen med timer i banken, stopper eksporten under Rapporter til timene er utbetalt. Du kan heller ikke fjerne en person fra en bedrift mens timebanken der ikke står på 0: utbetal eller juster først.

Hvordan virker fleksitid?

For en fastlønnet ansatt med Avtale om fleksitid fra regner Timefly hver ferdige uke mot det som var forventet, og pluss eller minus står under Timebank som Fleksitid.

For ansatte med Fastlønn finner du Avtale om fleksitid fra under Rediger, fanen Arbeidstid og lønn. Feltet vises ikke for timelønnede: de får betalt for timene de jobber, så det er ingenting å spare. Fra første hele uke etter datoen regner Timefly hver ferdige uke:

• timene personen har jobbet, opp til overtidsgrensen (timer over den er overtid, ikke fleks),
• minus det som var forventet: den avtalte uka delt på fem for hver ukedag som ikke er helligdag, minus godkjent fravær den uka (ferie, sykdom, avspasering og annet).

Resultatet, pluss eller minus, står under Timebank som Fleksitid og som én linje per uke, for eksempel «Fleksitid uke 38: 40 av 37,5 t». Avspasering tas først av overtidstimene, så av flekstimene. Lønnen endres ikke; flekstimer utbetales bare med Utbetal.

Vil du avslutte en avtale om avspasering eller fleksitid, eller sette en person med fleksitid over på timelønn, må timebanken stå på 0 først. Bruk Utbetal eller Juster saldo.

Hvordan endrer jeg lønnen fra en bestemt dato?

En ny timelønn, månedslønn eller lønnstype gjelder fra en dato. Timer før datoen beholder satsen de hadde, også i lønnsgrunnlaget for en måned du allerede har sett på.

1. Åpne personen, trykk Rediger og velg Arbeidstid og lønn.
2. Skriv den nye satsen. Feltet Gjelder fra kommer fram.
3. La Gjelder fra stå tomt for i dag, eller velg en dato bakover, og trykk Lagre.

En dato bakover går bare i en lønnsmåned som verken er lukket eller eksportert, i noen av bedriftene personen jobber i: satsen er personens, og gjelder i alle bedriftene. Ellers sier Timefly hvilken måned som er lukket eller eksportert, og ingenting lagres. En dato etter i dag går ikke; lagre den nye satsen den dagen den gjelder fra. Har personen fått en endring før, kan en ny ikke gjelde fra før den.

Får personen ny sats midt i en måned, står timene i lønnsgrunnlaget på to linjer med samme lønnsart: Regular med den nye satsen, og Regular (til 14.10.2026) med den gamle. Det samme gjelder tillegg i prosent. Fravær, utbetalt avspasering og 1. og 17. mai regnes fortsatt med satsen som gjelder i dag. For fastlønn betyr datoen at tillegg og overtid regnes fra månedslønnen som gjaldt den dagen; selve månedslønnen betales i lønnssystemet, og Timefly fordeler den ikke på dager.

Under Tid & lønn står Lønnshistorikk: hver sats med datoen den gjelder fra, og hvem som lagret den. Er satsen lagret i en annen bedrift personen jobber i, står det «i en annen bedrift». Endringen står også i Innstillinger → Endringslogg som Lønn gjelder fra.

Hvor ser jeg hvem som endret ansettelsen?

Under Tid & lønn står Endringer i avtalen: hver endring av ansettelsesform, ansatt fra, sluttdato og avtalt arbeidstid, med verdien før og etter, hvem som lagret den og når. Kan du se lønn, står endringer av lønnstype og sats der også.

Er verdien hentet fra PowerOffice eller Tripletex, står det for eksempel «Siri Leder, hentet fra PowerOffice». Det gjelder også sluttdatoen når du avslutter en som har sluttet i lønnssystemet. Endringer fra før listen kom, står ikke der. Du ser listen hvis rollen din kan endre ansatte.

Hvordan sender jeg velkomst-e-post eller nytt passord?

Åpne personen, menyen Flere valg, og velg Send velkomst-e-post eller Send lenke for nytt passord.

1. Åpne personen og menyen Flere valg.
2. Velg Send velkomst-e-post (lenken gjelder i 7 dager) eller Send lenke for nytt passord (gjelder i 60 minutter).
3. Bekreft adressen. Det står Sendt til og adressen når det er gjort.

Vil du sette passordet selv, velg Sett nytt passord…, skriv det to ganger og lagre. Valget finnes bare når personen bare er med i din bedrift.

Hva den ansatte ser: en e-post med en lenke der de lager nytt passord. Når passordet er laget med lenken, blir personen logget ut på alle enheter og må logge inn på nytt. Setter du passordet selv, blir personen ikke logget ut der de allerede er innlogget.

Hvem av de ansatte har kommet inn i appen? (administrator)

Kolonnen Tilgang til Timefly på Ansatte viser hvor hver person står:

• Ikke invitert: personen har aldri fått en invitasjon og har aldri logget inn. Mangler e-post under betyr at personen ikke kan få invitasjonen på e-post.
• Invitasjon sendt, og under står hvordan og når: Invitasjon sendt på e-post eller Invitasjonslenke vist med datoen. Personen har ikke logget inn ennå. Lenken gjelder i 7 dager.
• Lenken utløp og datoen: lenken ble ikke brukt i tide. Send en påminnelse, så får personen en ny.
• E-posten kunne ikke sendes og datoen: invitasjonen kom aldri fram. Personen står under Ikke invitert, og du sender på nytt derfra. Det blir ingen ny bruker, bare en ny e-post.
• Har konto, ikke logget inn her ennå: personen bruker Timefly i en annen bedrift, men har ikke logget inn i din. Personen bytter bedrift øverst på siden, eller logger inn på nytt.
• Har logget inn: personen har logget inn i denne bedriften, eller har satt passord fra invitasjonen dere sendte. Bruker appen under betyr at telefonappen er satt opp for varsler.

Det samme står under Innlogging på personens side.

At invitasjonen er sendt, betyr ikke at personen har logget inn. En invitasjon endrer heller ikke rolle eller arbeidsforhold.

Slik inviterer du:

1. Velg Ikke invitert øverst, og trykk Se mottakere og inviter. For en som allerede er invitert: velg Venter på innlogging og Se mottakere og påminn.
2. Les listen: hver mottaker med adressen invitasjonen går til, og om det er en ny invitasjon eller en påminnelse. Den som mangler e-post, blir utelatt og har Vis lenke i stedet. Ingenting er sendt ennå.
3. Trykk Send til og antallet. Etterpå står det for hver person om invitasjonen ble sendt.
4. Ble noen ikke sendt, trykk Prøv den som feilet på nytt. Bare de som feilet får e-post; de andre får ikke en til.

For én person: Se og inviter i raden når oppgaven Ikke invitert er valgt, eller på personens side rett etter at du har opprettet den.

Vis lenke for en uten e-post, eller når dere står sammen: la personen skanne QR-koden med telefonen, eller kopier lenken og send den i en melding. Brukernavnet står under. Skriv ut gir et ark med koden. Lenken gjelder i 7 dager, kan brukes én gang, og en lenke sendt tidligere slutter å virke. Den finnes bare for personer som aldri har logget inn og bare er med i din bedrift.

Appen på papir nederst på listen viser QR-koder til App Store, Google Play og innloggingen på nett. Heng arket opp på pauserommet eller vis det på skjermen.

Mente du outlook.com? under tilgangen betyr at adressen ser ut som en skrivefeil. Trykk på den for å rette adressen. Du kan også la den stå.

Hvordan oppretter jeg en ny ansatt?

Trykk Ny ansatt, fyll inn fornavn, etternavn, fødselsdato og brukernavn, velg heltid eller deltid og trykk Opprett. Personen får ingen invitasjon før du sender den.

1. Trykk Ny ansatt på Ansatte. Har du valgt et team i listen, står det teamet allerede under Team. Du kan velge et annet, eller Uten team.
2. Fyll inn Fornavn, Etternavn, Fødselsdato og Brukernavn, og velg Heltid eller Deltid. Resten kan fylles ut senere; det du lar stå tomt står som manglende til det er lagt inn.
3. Trykk Opprett. Personens side åpnes med Ansatt opprettet. Ingen invitasjon er sendt.
4. Skal personen logge inn, trykk Se og inviter der, eller inviter fra Ansatte senere.

Går forbindelsen ned mens du oppretter, ser Timefly etter personen med det brukernavnet før den sier noe. Finnes personen, åpnes siden. Finnes den ikke, står skjemaet urørt, så du kan prøve igjen. Brukernavnet er unikt, så det blir aldri to av samme person.

Hvordan henter jeg mange ansatte fra Excel?

Trykk Hent ansatte på Ansatte (eller Legg til ansatte i Kom i gang), velg Excel eller CSV, og velg filen. Du ser alle før noen legges til.

1. Første rad i filen må ha overskrifter. Timefly kjenner igjen Fornavn, Etternavn (eller ett felt Navn), E-post, Telefon, Ansattnr, Fødselsdato, Ansatt fra og Avtalt arbeidstid (timer per uke, for eksempel 37,5). Datoer kan stå som 14.03.1990 eller 1990-03-14. Har filen andre overskrifter, trykk Velg kolonnene selv og si hvilken kolonne som er hva, for eksempel at «Medarbeider» er Fullt navn. Trykk Les filen med disse kolonnene. Det samme kan du gjøre på listen etterpå, om en kolonne ble lest feil.
2. Hver person står som Ny, Finnes fra før eller Kan ikke legges til, med grunnen. Samme e-post, samme ansattnummer, eller samme navn og fødselsdato, regnes som samme person.
3. Ta bort haken ved dem du ikke vil ha med, og trykk Legg til N ansatte. Avbryt legger ikke til noen.
4. Du ser hvem som ble lagret og hvem som ikke ble det. Ble noen ikke lagret, trykk Prøv igjen. Timefly leser filen på nytt først, så ingen blir lagt inn to ganger.

Kan jeg hente ansatte fra Microsoft 365?

Ja, fra 4.11.2026, når Microsoft 365 er satt opp i Timefly. Trykk Hent ansatte og Hent fra Microsoft 365, og logg inn med jobbkontoen deres hos Microsoft.

1. Første gang må en administrator i Microsoft 365 godkjenne at Timefly kan lese alle brukeres fullstendige profiler (User.Read.All). Timefly leser bare, og skriver ingenting i Microsoft 365.
2. Du ser katalogen, kontoen du logget inn med, tilgangen og når den ble hentet, og hver person som Ny, Finnes fra før eller Kan ikke legges til. Gjester og avslåtte kontoer tas ikke med.
3. Brukerkatalogen har ingen fødselsdato. Fyll den inn for hver du vil legge til, så kan du hake dem av.
4. Trykk Legg til N ansatte. Når alle du valgte er lagt til, glemmer Timefly det som ble hentet. Avbryt legger ikke til noen, og Timefly glemmer det med en gang.

Kan jeg opprette en ansatt uten e-post?

Ja, fra 29.9.2026. Personen kan settes på vakter med en gang. For å logge inn trenger personen enten en e-post og en invitasjon, eller lenken fra Vis lenke på Ansatte.

Fra 29.9.2026 kan du opprette en ansatt uten e-post, for eksempel når du ikke har adressen ennå.

1. Under Ny ansatt lar du E-post stå tom. Fra 1.11.2026 sender ingen ny ansatt e-post og trenger ikke passord, med eller uten adresse.
2. Personen kan settes på vakter med en gang, men kan ikke logge inn, få nytt passord eller få varsler på e-post.
3. På personens side står Ingen e-post ennå. Trykk Legg inn e-post, skriv adressen og trykk Lagre endringer. Inviter så personen fra Ansatte eller send velkomst-e-posten fra Flere valg.

Skrivefeil i adressen: ligner adressen på en vanlig e-posttjeneste med en skrivefeil, for eksempel «outloock.com», står det Mente du outlook.com? under feltet. Trykk Bruk outlook.com for å rette den. Du kan også lagre adressen slik du skrev den.

Hvordan gjør jeg en ansatt inaktiv?

Åpne personen, menyen Flere valg, og velg Sett inaktiv. Vakter, fravær og historikk blir liggende.

1. Åpne personen og menyen Flere valg.
2. Velg Sett inaktiv og bekreft. Spørsmålet sier hva som skjer: personen kan ikke logge inn og står ikke blant de aktive, mens vakter, timer og historikk beholdes.

Inaktiv er ikke det samme som at ansettelsen er slutt på en dato. Den siste arbeidsdagen legger du inn som Sluttdato under Rediger → Arbeidstid og lønn; Timefly varsler 30 dager før og når den er passert, og personen kan logge inn til du setter den inaktiv.

Hva den ansatte ser: personen blir logget ut ved neste handling og kan ikke logge inn. Vakter, fravær og historikk blir liggende. Sett aktiv gjør det om.

Hva er en rolle?

En rolle er et sett med rettigheter, for eksempel å se vaktplanen, rette stemplede timer, godkjenne timer eller se lønn. Rollen gjelder per bedrift: samme person kan være leder i én bedrift og ansatt i en annen. Alle har, uansett rolle, sine egne vakter, stempling, egne søknader og kollegaenes navn og kontaktinfo.

Hver bedrift har Administrator (alt, kan ikke endres) og Ansatt (ingen ekstra rettigheter). Andre roller, for eksempel en vaktleder, lager administratoren selv.

Hvordan gir jeg en ansatt en rolle? (administrator)

Åpne personen og fanen Tilgang, velg rollen under Bedriftstilgang, og trykk Lagre.

1. Åpne personen og fanen Tilgang.
2. Under Bedriftstilgang, velg rollen i bedriften.
3. Trykk Lagre.

Hvordan lager jeg en ny rolle? (administrator)

Gå til Innstillinger, fanen Roller, trykk Ny rolle, gi den et navn, kryss av rettighetene og lagre.

1. Gå til Innstillinger og fanen Roller.
2. Trykk Ny rolle, gi den et navn og kryss av rettighetene.
3. Lagre. Gi rollen til personer som over.

Hva den ansatte ser: «Rollen din er endret», og nye sider i menyen neste gang siden lastes. Tar du bort en rettighet, virker det ved personens neste handling.

Hva er en ferdighet?

En ferdighet er noe en ansatt kan eller har sertifikat for, for eksempel Nøkler eller Skiftleder. Den er ikke en rolle: en rolle sier hva personen kan gjøre i Timefly, en ferdighet sier hvilke vakter personen kan ta. En vakttype kan kreve en ferdighet. Da gir planforslaget vakten bare til noen som har den, og vaktplanen viser en advarsel hvis en annen står på den.

Hvordan lager jeg ferdigheter?

Gå til Innstillinger, Vakter og aktiviteter, Ferdigheter, trykk Ny ferdighet, skriv navnet og trykk Opprett ferdighet. Kryss så av vakttypene som krever den.

1. Gå til Innstillinger og Ferdigheter.
2. Trykk Ny ferdighet og skriv navnet, for eksempel «Nøkler». Navnet må være 1 til 80 tegn og ikke finnes fra før. Trykker du Avbryt, lages ingenting.
3. Trykk Opprett ferdighet.
4. Under Kreves på vakttypene krysser du av vakttypene som krever den, for eksempel «Åpning». Det lagres med en gang. Alle som jobber en valgt vakttype, må ha ferdigheten.

Nytt navn lagres når du forlater feltet. Har noen andre endret ferdigheten i mellomtiden, lagres ingenting: du ser siste versjon, og utkastet ditt står igjen til du velger.

Hvordan gir jeg en ansatt en ferdighet?

Åpne personen og kryss av ferdigheten under Ferdigheter. Det lagres med en gang.

Fra Innstillinger, Ferdigheter kan du også velge en ansatt under Velg ansatte og trykke Åpne ansattkort. Kortet åpnes med ferdigheten markert, og Tilbake til ferdigheter tar deg tilbake til samme rad.

Du kan også skrive til Hugin, for eksempel «Rolf og Jørgen er skiftledere». Hugin lager et forslag du bekrefter.

Hvordan sletter jeg en ferdighet?

Trykk Slett på raden. Timefly viser hvor mange ansatte som har den og hvilke vakttyper som krever den, før du trykker Slett ferdigheten. Vakter og ansatte beholdes; ferdigheten begrenser ikke lenger planleggingen og gir ikke lenger advarsler i vaktplanen. Slettingen kan ikke angres. Er ferdigheten endret siden du åpnet oversikten, slettes ingenting før du har hentet den siste.

Hva den ansatte ser: ingenting. Ferdigheter vises bare for ledere.

Hvordan registrerer jeg sertifikater og kurs?

Åpne personen, og under Sertifikater og kurs på Oversikt velger du type, nummer, utstedt dato, utløpsdato og eventuelt en fil, og trykker Legg til. Nummeret, for eksempel på HMS-kortet, kan du legge inn eller endre senere med Legg inn nummer eller Endre nummer.

1. Typene er bedriftens ferdigheter. Lag for eksempel «Truck» eller «Vekterkurs» under Innstillinger, Ferdigheter først.
2. Utløpsdatoen kan stå tom hvis sertifikatet ikke utløper.
3. En fil legges i personens dokumenter, under Dokumenter.

Personen får ferdigheten samtidig. Hver rad viser «utløper om 12 dager», «utløper i dag» eller «utløpt for 3 dager siden». Trekk tilbake tar sertifikatet ut av listen; det blir liggende i historikken.

Ansatte, Sertifikater viser alle i bedriften med det som utløper først øverst, og hvor mange som er utløpt eller utløper innen 30 dager. Du kan velge ett team, og vise bare det som er utløpt eller utløper innen 30 dager. Mangler sertifikat viser hvem som har en ferdighet dere har sertifikater for, men ikke et godkjent sertifikat selv.

Når den ansatte laster opp selv: den ansatte kan ta bilde av kortet i appen eller laste det opp på Profil. Da står det under Venter på godkjenning på Sertifikater, og du får et varsel. Se på filen under personens Dokumenter, og trykk Godkjenn eller Avvis. Først når du har godkjent, får personen ferdigheten, og først da teller sertifikatet i vaktplanen.

Forslag til typer: når du lager en ny ferdighet under Innstillinger, Ferdigheter, foreslår Timefly typer for bransjen deres, for eksempel HMS-kort, ID-kort for renhold, Vekterutdanning eller Hygienekurs. Trykk på et forslag, eller skriv ditt eget navn.

I vaktplanen: krever en vakttype ferdigheten, og personens nyeste sertifikat for den er utløpt på vaktens dag, viser vakten advarselen «Mangler ferdighet for vakttypen: Truck (sertifikat utløpt 10.11.2026)».

Påminnelse: hver morgen kl. 07:15 får de som kan endre ansatte et varsel i appen og på telefonen om sertifikater som utløper innen 30 dager eller har utløpt. Ett varsel per sertifikat. Ingen e-post. Den ansatte får et eget varsel om sitt sertifikat samme morgen.

Advarsel, ikke stopp: vaktplanen advarer når et sertifikat mangler eller er utløpt, men stopper deg ikke. Sertifikatene ser bare personen selv og de som kan endre ansatte.

Hvordan bruker jeg onboarding og offboarding?

Åpne personen, og under Onboarding og offboarding trykker du Start onboarding, eller skriver Siste arbeidsdag og trykker Start offboarding.

Listen lages fra bedriftens mal, for eksempel «Signert arbeidsavtale» og «Tilgang fjernet». Kryss av et punkt når det er gjort; raden viser hvem som krysset av og når. Øverst står for eksempel «3 av 5 gjort». Fjerner du et kryss, blir det likevel logget.

Offboarding setter Sluttdato på ansettelsen til siste arbeidsdag. Personen, vaktene og timene blir liggende. Selve tilgangen fjerner du med Sett inaktiv i menyen øverst på personen; kryss så av «Tilgang fjernet».

Rediger maler endrer punktene, ett per linje. Endringen gjelder lister du starter etterpå.

Hvordan ber jeg om lesebekreftelse på et dokument?

Åpne dokumentet under Dokumenter og trykk Be om bekreftelse. Den ansatte ser da Jeg har lest og godtar ved dokumentet på Min side, under Profil.

Bekreftet av viser for eksempel «3 av 5 har bekreftet», hvem som har bekreftet, når, hvilken versjon og fra hvilken IP-adresse, og hvem som ikke har. Et felles dokument spør alle i bedriften, et personlig bare den det gjelder.

Dette er en lesebekreftelse, ikke en elektronisk signatur med BankID. Timefly lagrer hvem som trykket, når, fra hvilken adresse, og et fingeravtrykk (sha256) av filen slik den var. Trenger dere en signatur med juridisk styrke, bruk en tjeneste for e-signering.

Hvordan legger jeg inn et dokument til de ansatte?

Åpne personen og fanen Dokumenter, velg Personlig eller Felles, og trykk Velg fil.

1. Åpne personen og fanen Dokumenter.
2. Velg Personlig (bare for denne personen) eller Felles (for alle ansatte).
3. Trykk Velg fil, og Legg inn eller Publiser. Kryss av Varsle for å gi beskjed.
4. Åpnet av viser hvem som har åpnet dokumentet. Det betyr at dokumentet er åpnet, ikke at det er lest, signert eller gjennomgått.

Hva den ansatte ser: dokumentet under Dokumenter på Profil på nettsiden, og under Mer og Dokumenter i appen, og varselet «Nytt dokument» eller «Nytt dokument fra bedriften».

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.