Fravær

Fravær er der du avgjør søknader om ferie, egenmelding, sykemelding og permisjon, ser hvem som er borte, og følger med på feriesaldo og sykefravær. De ansatte søker fra telefonappen eller fra Fravær på nettsiden. Siden har fem faner: Søknader, Kalender, Saldo, Ferieliste og Statistikk. Søk, Type og Team øverst filtrerer de tre første, og filteret blir stående når du bytter fane.

Ferieår øverst på Søknader, Saldo og Ferieliste velger ett ferieår for hele siden: i fjor, i år eller neste år. Siden åpner på inneværende år (ferieåret er kalenderåret), og valget blir stående når du bytter fane. På Søknader viser Kommende og Historikk bare fravær med minst én dag i ferieåret. Krever handling viser alltid alle søknader som venter, så en søknad om ferie neste sommer ikke blir borte.

Rollen din må kunne se fravær. For å innvilge og avslå må den kunne avgjøre søknader. For å registrere fravær for andre må den kunne registrere fravær. Saldo vises bare for roller som kan endre ansatte.

Hvor finner jeg søknadene som venter?

På fanen Søknader, under Krever handling. Der står også innvilget fravær den ansatte ber om å avlyse.

Øverst står tre tall, hvert med en farget strek over:

• Til behandling: søknader som venter på svar. Trykk for å åpne køen. Under står N må avklares: søknader som ikke kan innvilges slik de er, fordi fraværstypen er slettet, saldoen ikke kunne hentes, eller saldoen ville gått under 0. Trykk for å se bare dem.
• Fravær neste 7 dager: hvor mange ansatte som har innvilget fravær fra i dag og seks dager fram. Trykk for å åpne Kalender med de sju dagene og bare innvilget fravær.
• Berørte vakter fremover: publiserte vakter fra i dag som ligger i en søknad som venter eller i innvilget fravær. Trykk for å se vaktene og fraværet de hører til. Se fravær åpner fraværet over listen, og når du lukker det, er du tilbake i listen. Det betyr ikke at vakten er udekket, og vakter flyttes ikke av seg selv. Før vaktplanen er hentet står det en strek og «Vaktplanen er ikke hentet», ikke 0; kunne den ikke hentes, trykker du Prøv igjen.

Tallene følger søket, Team og Fraværstype.

Under tallene er det tre lister: Krever handling (søknader som venter, og innvilget fravær den ansatte ber om å avlyse), Kommende (innvilget, ikke startet) og Historikk. Fanen viser hvor mange som krever handling.

Tabellen har fem kolonner: Ansatt, Fravær og periode (datoene, typen og hvor lenge), Saldo ved innvilgelse, Til vurdering og knappen. Saldo ved innvilgelse viser feriesaldoen nå og etter at akkurat denne søknaden er innvilget, for eksempel «15 → 10 dager». Andre søknader som venter er ikke trukket fra. En type som ikke trekker feriedager står som Ingen ferietrekk. Kunne ikke saldoen hentes, står det Ukjent, aldri 0. Under Kommende og Historikk heter kolonnen Tilgjengelig saldo: det er dagens saldo for ferieåret, ikke saldoen da fraværet var.

Til vurdering viser korte merknader: Utgått fraværstype, Saldo ukjent, Under saldo, Lønnsart mangler (bare for roller som ser lønn) og Ønsker avlysning, og hvor mange vakter som berøres.

Sorter etter velger rekkefølgen, og valget står i adressen:

• Starter snart: det som ikke er over, etter startdato. Søknader der dagene allerede har vært, kommer til slutt og er merket Fraværet har vært.
• Eldste søknad: etter når søknaden kom inn. Hver rad viser Mottatt med dato.
• Må avklares først: de samme søknadene som i N må avklares først, så resten.
• Under Kommende finnes Tidligste periode, under Historikk Nyeste periode.

Alle søknadene blir stående i listen uansett rekkefølge.

Hvordan innvilger jeg en søknad?

Trykk Vurder på raden, se over saldoen og vaktene, trykk Innvilg søknad, og bekreft. Feriedagene trekkes fra saldoen da.

1. Åpne Søknader og listen Krever handling.
2. Trykk Vurder. Søknaden åpnes i et panel til høyre (hele skjermen på telefon) med navnet og statusen øverst, typen, datoene, når den kom inn og merknaden fra den ansatte.
3. Under Feriesaldo står tre tall: Tilgjengelig nå, Omsøkt trekk og Etter innvilgelse. Vis saldogrunnlag viser året som «Feriedager igjen 2026: 10 av 25», med dager brukt, dager innvilget fram i tid, dagene dette fraværet tar, og regnestykket.
4. Under Påvirkning på vaktplan står hvor mange planlagte vakter som berøres. Trykk på linjen for å se dem og Gjør vaktene ledige. Gjør du ikke det, blir vaktene stående på personen.
5. Trykk Innvilg søknad. Du får se navnet, datoene og hva som skjer med saldoen. Trykk Innvilg søknad igjen for å innvilge, eller Avbryt.

Søknaden kan ikke innvilges når fraværstypen er slettet, når saldoen ville gått under 0, eller når saldoen ikke kunne hentes. Da står det hvorfor i søknaden, og Innvilg søknad vises ikke. Rett søknaden under Rediger, eller avslå den.

Kan jeg innvilge ferie når saldoen ikke strekker til?

Ja, hvis rollen din kan avgjøre søknader, og bare med en skriftlig begrunnelse. Feriesaldoen går da under 0.

1. Åpne søknaden. Der står Kan ikke innvilges med saldoen som er.
2. Trykk Innvilg over saldo.
3. Skriv en Begrunnelse for å gå over saldoen, høyst 500 tegn. Innvilg søknad kan ikke trykkes før det står noe der.
4. Trykk Innvilg søknad.

Det samme gjelder når du registrerer eller endrer ferie for en ansatt: sier Timefly at personen ikke har nok feriedager, kommer feltet Begrunnelse for å gå over saldoen. Skriv begrunnelsen og trykk Registrer eller Lagre igjen.

Begrunnelsen lagres på fraværet med ditt navn og tidspunktet, og står under Innvilget over saldo når fraværet åpnes. Dagene trekkes som vanlig; det er bare grensen ved 0 som ikke stopper deg. En rolle som kan registrere fravær, men ikke avgjøre søknader, får fortsatt beskjed om at personen ikke har nok feriedager, og de ansatte kan aldri søke over saldoen selv.

Går ferien over nyttår, regnes hvert ferieår for seg: dagene i desember trekkes fra årets saldo og dagene i januar fra neste års. Søknaden viser begge, for eksempel «Saldo 2027 2 − 5 = −3 dager». Strekker ett av årene ikke til, står søknaden under må avklares, og meldingen sier hvilket år det gjelder. Dager i ett år kan ikke dekke et annet år, og ferie i et år uten saldo kan ikke innvilges.

Har den ansatte endret datoene eller typen etter at du åpnet søknaden, blir den ikke innvilget. Du får beskjed om at søknaden er endret, og listen hentes på nytt. Se over søknaden og avgjør igjen.

Rediger lagrer en endring uten å innvilge. Søknaden får samme status som før. Skriv gjerne en Begrunnelse for endringen: den lagres i historikken med ditt navn.

Hva den ansatte ser: «Fravær innvilget», med hvor mange feriedager som er trukket og hvor mange som er igjen. Varselet kommer på telefonen, i listen over varslinger og på e-post.

Hvordan avslår jeg en søknad eller trekker tilbake et fravær?

Åpne søknaden og trykk Avslå, eller Trekk tilbake på et innvilget fravær. Skriv en begrunnelse om du vil, og bekreft. Feriedager som var trukket, legges tilbake på saldoen.

1. Trykk Vurder eller Se detaljer på raden.
2. Trykk Avslå på en søknad som venter, eller Trekk tilbake på et innvilget fravær.
3. Skriv en Begrunnelse om du vil. Den lagres i historikken og sendes med beskjeden til den ansatte.
4. Trykk Avslå søknad eller Trekk tilbake. Feriedager som var trukket, legges tilbake på saldoen, nøyaktig det som ble trukket.

Går noe galt, står feilen i panelet, og det du skrev blir stående, så du kan prøve igjen.

Hva den ansatte ser: «Fravær avslått» eller «Fravær trukket tilbake», med dagene som er lagt tilbake, på telefonen, i listen og på e-post.

Har en annen leder avgjort søknaden etter at du åpnet den, skjer ingenting. Du får meldingen «Søknaden er allerede godkjent av <navn>. Ingenting er endret.» (eller «avslått», eller «tilbake til behandling»). Det samme gjelder Trekk tilbake og Avlys fraværet. Se på søknaden igjen før du gjør noe mer.

Hva gjør jeg når den ansatte ber om å avlyse?

Åpne fraværet og trykk Avlys fraværet, og bekreft, for å trekke det tilbake. Vil du beholde det, finnes det ikke noe «nei»-svar, så si fra til den ansatte selv.

En ansatt kan ikke endre et fravær som er innvilget, men kan trykke Be om å avlyse på nettsiden. Da får du varselet «Ønsker å avlyse fravær», og fraværet står under Krever handling med Ønsker avlysning. Varsler viser det også.

1. Åpne fraværet. Der står Den ansatte ber om å avlyse fraværet.
2. Trykk Avlys fraværet for å trekke det tilbake. Dagene legges tilbake på saldoen.
3. Vil du beholde fraværet, finnes det ikke noe «nei»-svar. Si fra til den ansatte selv. Raden blir stående under Krever handling til fraværet er over.

Hvordan ser jeg hvem som er borte?

På fanen Kalender: én rad per ansatt, dager bortover, med hvert fravær som en blokk.

Én rad per ansatt, dager bortover. Velg 3 uker (forrige, denne og neste uke), Måned eller 7 dager (fra dagen du står på og seks dager fram). Status viser innvilget og ventende, bare innvilget, eller bare det som venter på svar. Hvert fravær er én blokk i fargen til kategorien. En stiplet blokk venter på svar.

Under kalenderen kan du åpne Se perioder med fullstendige navn: det samme fraværet som en liste, gruppert etter periode, med hele navnet, typen og status. På mobil vises kalenderen bare som denne listen. Trykk på en person for å åpne fraværet. På mobil registrerer du fravær med Registrer fravær øverst.

Hvordan registrerer jeg fravær for en ansatt?

Trykk på en tom dag for personen i Kalender (på PC), eller Registrer fravær øverst, velg type og periode, og trykk Registrer. Fraværet er innvilget med en gang.

1. Trykk på en tom dag for personen i Kalender, eller trykk Registrer fravær øverst.
2. Velg ansatt, fraværstype og periode.
3. Er fraværstypen en sykedag, kan du fylle inn Sykmeldingsgrad, prosent: et helt tall fra 20 til 100. La feltet stå tomt ved hel sykmelding. Ved gradert sykmelding betales graden av hver planlagt dag som sykepenger, og timene personen jobber betales som vanlig. Er det en permisjon som gjelder hele dager, for eksempel foreldrepermisjon, kan du fylle inn Permisjonsgrad, prosent på samme måte ved delvis permisjon (arbeidsmiljøloven § 12-6): med 50 teller halvparten av hver dag som permisjon, og timene personen jobber betales som vanlig. Permisjonsgraden kan være fra 1 til 100, også under 20 hvis det er det dere har avtalt; sykmeldingsgraden er fortsatt minst 20.
4. Trykk Registrer. Fraværet er innvilget med en gang, og feriedager trekkes.

Hva den ansatte ser: «Fravær registrert». Endrer eller sletter du det senere, får den ansatte «Fravær endret» eller «Fravær slettet».

Hvor ser jeg feriesaldoen til de ansatte?

På fanen Saldo: rettighet, brukt, planlagt og gjenstående feriedager per ansatt, og egenmeldinger mot grensen.

For hver ansatt: Rettighet (feriedager per år), Justert, Brukt, Planlagt, Gjenstår, egenmelding brukt de siste 12 månedene mot grensen (for eksempel «2 av 4 ganger»), og Neste fravær. Velg Ferieår øverst: i fjor, i år eller neste år. Saldoen lagres bare for i år og neste år, så for i fjor står Gjenstår som en strek. Tre tall øverst: Gjennomsnitt gjenstående, Ansatte med planlagt ferie og Lav saldo (5 dager eller mindre).

Justert er de registrerte endringene av saldoen utenom innvilget ferie: satt for hånd i Rediger ansatt, importert, eller overført med Nytt ferieår. Uten kilde under tallet er det saldoen er endret med som ingen registrering forklarer, for eksempel endringer gjort før november 2026 eller ferie innvilget over saldoen. Raden går alltid opp: Rettighet + Justert + Uten kilde − Brukt − Planlagt = Gjenstår.

Trykk på tallet under Justert (eller på Gjenstår) for å se hver del: rettigheten, hver endring med dato, hvor den kom fra, grunnen og hvem som gjorde den, det som er uten kilde, brukt og planlagt, og summen. Står det for eksempel «Uten kilde −6» hos en som begynte i høst og har 0 igjen uten å ha tatt ferie, er saldoen ikke rettet: sjekk den og endre den i Rediger ansatt hvis den er feil.

Begynte personen etter 30. september i ferieåret, er Rettighet én uke (6 dager, eller 5 hvis bedriften teller arbeidsdager), og under står «Én uke i år: begynte etter 30. september» (ferieloven § 5 nr. 3).

Hvordan flytter jeg alle til et nytt ferieår?

Fra 1. januar trykker du Nytt ferieår på fanen Saldo, ser over hva som overføres, og trykker Flytt N ansatte til ÅÅÅÅ. Saldoen flytter seg ikke av seg selv.

Feriesaldoen flytter seg ikke av seg selv ved nyttår. Fra 1. januar gjør du det selv:

1. Åpne Saldo og trykk Nytt ferieår ved siden av Ferieår. Knappen vises bare for roller som kan endre ansatte.
2. I skuffen står én linje per ansatt: Igjen fra året før, Overføres, Saldo for det nye året og Rettighet for året etter. Alle ubrukte dager er foreslått overført, etter ferieloven § 7: ferie som ikke ble tatt på grunn av sykdom, foreldrepermisjon eller fordi arbeidsgiveren ikke la den til rette, skal overføres.
3. Har dere avtalt noe annet for en person, skriv et lavere tall i Overføres. Du kan ikke skrive et høyere tall enn det som står igjen, og ikke mindre enn 0.
4. Trykk Flytt N ansatte til ÅÅÅÅ. Hver person flyttes én gang: trykker du igjen, eller kjører en annen leder det samme i en annen bedrift personen jobber i, skjer det ingenting mer. Den som allerede er flyttet, står med flyttet i stedet for feltet. En person flyttes bare fra året før til det nye året; et år som alle allerede er flyttet forbi, kan ikke kjøres på nytt.

I desember viser knappen det kommende året, og skuffen er bare en forhåndsvisning: «Kan kjøres fra

1. januar ÅÅÅÅ. Til da er dette en forhåndsvisning.» Flyttingen står i historikken til hver ansatt.

Etter flyttingen er Rettighet for året etter satt til det hver enkelt har i Rediger ansatt, og i en bedrift som teller ferien i arbeidsdager blir standardverdien 25 lest som 21.

Feriesaldoen gjelder alltid to år: året personen står i, og året etter. Ferie med dager i et annet år, for eksempel to år fram eller et år som er flyttet forbi, kan ikke trekkes fra saldoen. Trekkes en innvilget ferie tilbake etter flyttingen, kommer dagene tilbake til året de ble tatt fra.

Hvem har ikke fått sommerferie ennå?

Åpne fanen Ferieliste. Den viser hver ansatts ferie for året, hvor mange dager som er innvilget i hovedferien 1. juni til 30. september, og hvem som mangler.

For hver ansatt: ferien i året med datoer og dager, Dager innvilget (tallet etter + er søknader som venter), Hovedferie som innvilgede dager i perioden mot retten, og Merknad.

• Retten: etter ferieloven § 7 kan den ansatte kreve 18 virkedager (tre uker) hovedferie mellom 1. juni og 30. september. Teller bedriften arbeidsdager, står det 15. Den som begynner etter 15. august, har ingen slik rett det året og får Ingen rett i år.
• «Hovedferie ikke fastsatt, N dager mangler av retten.» vises fra 1. april for den som har færre innvilgede dager i perioden enn retten. Det er en påminnelse, ikke en feil.
• «Søknad i hovedferien avslått, N dager mangler av retten.» vises når en feriesøknad i perioden er avslått og personen ennå ikke har nok innvilget.
• Kort varsel og «fastsatt N dager før» står på en ferie som ble innvilget mindre enn to måneder før den startet. Etter ferieloven § 6 kan den ansatte kreve å få vite om ferien senest to måneder før. Det er greit når den ansatte selv ba om datoene eller godtar det.

Velg Ferieår øverst, og trykk Last ned CSV for en fil med én linje per ferie og én per ansatt uten ferie. Søk og Team filtrerer listen. Ferielisten endrer ingen saldo og regner ikke feriepenger.

Når du åpner en feriesøknad som starter om mindre enn to måneder, sier Åpne det samme: «Ferien starter om N dager. Ferieloven § 6 (2): …». Du kan likevel innvilge.

Hvor ser jeg sykefraværet?

På fanen Statistikk: tapte dagsverk i prosent av avtalte dagsverk for én måned, med utviklingen de siste seks månedene.

Sykefravær for én måned: tapte dagsverk i prosent av avtalte dagsverk, delt i egenmelding og sykemelding, med utvikling de siste seks månedene og fravær etter type. Hvordan beregnes sykefravær? forklarer utregningen.

Last ned CSV gir en fil med fraværet måneden teller: én linje per innvilget fravær med navn, type, kategori, fra og til, og virkedagene i måneden. Det er de samme fraværene som tallene på siden. Ferieåret du har valgt på Søknader påvirker ikke filen.

Hvor ser jeg historikken på et fravær?

Åpne fraværet og se Historikk: når det ble søkt, innvilget, endret eller trukket, og av hvem.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.