HMS

HMS samler HMS-dokumentet, avvik, sjekklister, risikovurderinger, utstyr og den årlige gjennomgangen for bedriften. Du finner siden i menyen under HMS.

Sidene følger kravene i internkontrollforskriften § 5 om systematisk HMS-arbeid, og arbeidsmiljøloven § 6-1 om verneombud.

Alle ansatte kan melde avvik og krysse av sjekklister. Resten krever at rollen din har Følge opp HMS, som administratoren gir under Innstillinger → Roller. Ingenting slettes: det som ikke gjelder lenger arkiveres, og et avvik lukkes. Historikken blir liggende.

Hvordan melder jeg et avvik?

Trykk Meld avvik i fanen Avvik. Skriv hva som skjedde, hvor og når. Et bilde er valgfritt. Trykk Send. De som følger opp HMS får beskjed. En ansatt ser avvik de selv har meldt, og avvik de er satt som ansvarlig for.

Hvordan følger jeg opp og lukker et avvik?

Trykk på avviket i listen. Velg Ansvarlig, skriv Tiltak og sett Frist, og trykk Lagre oppfølging. Når tiltaket er gjort, skriver du hva som ble gjort og trykker Lukk avviket. Navnet ditt og tidspunktet lagres, og et lukket avvik kan ikke endres. Listen viser hvor mange som er lukket, for eksempel «3 av 5 lukket».

Den du setter som ansvarlig får et varsel og kan se avviket.

Kan jeg åpne et lukket avvik igjen?

Ja. Trykk på avviket, så Åpne igjen, og skriv hvorfor. Den forrige lukkingen med navn, tid og notat blir liggende i historikken, og avviket kan følges opp og lukkes på nytt.

Hvordan bruker vi sjekklister?

Under Sjekklister trykker du Ny sjekkliste, gir den et navn og skriver ett punkt per linje, for eksempel åpning, stenging eller temperatur i kjølen. Den som er på vakt krysser av punktene ved å trykke på teksten eller boksen. Hvem og når står under hvert punkt. Skriv en Beskjed til neste vakt nederst; neste dag står den øverst i listen. Bare i dag og i går kan krysses av.

Kryss av Én gang per vakt, ikke per dag når listen skal fylles ut på hver vakt, for eksempel ved kasseoppgjør. Da får hver publisert vakt sin egen liste. Den ansatte ser listen for sin egen vakt, og du ser alle vaktene den dagen.

Risikovurderinger

Under Risiko registrerer du aktivitet, risiko, sannsynlighet (1 sjelden, 2 kan skje, 3 ofte) og konsekvens (1 mindre skade, 2 alvorlig skade, 3 livstruende skade), tiltak, ansvarlig og dato for neste gjennomgang. Nivået står som for eksempel «Høy (2 × 3)»: sannsynlighet ganger konsekvens. Du og den ansvarlige får en påminnelse en uke før gjennomgangen og på dagen. Du kan lenke til et felles dokument, for eksempel rutinene.

Utstyr og service

Under Utstyr registrerer du navn, plassering, serienummer, neste service og ansvarlig. Trykk på utstyret for å registrere en utført service og sette neste dato. Påminnelsen kommer en uke før og på dagen.

Oversikt over flere bedrifter

Har du flere bedrifter eller avdelinger, viser Oversikt dem side om side. Hvert tall står som «x av y», for eksempel «1 av 3» åpne avvik over frist. Rødt betyr at noe er over frist, grønt at ingenting er det. Bare bedrifter der du selv kan følge opp HMS vises. For å endre noe bytter du til bedriften.

HMS-dokumentet

Under HMS-dokument skriver du bedriftens mål for HMS-arbeidet, hvem som er HMS-ansvarlig, hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, og rutinene. Arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften står alltid i listen over lover. Andre lover legger du til med navn og lenke til Lovdata, én per linje.

Trykk Ny versjon for å endre. Hver versjon lagres med dato og hvem som lagret den, og eldre versjoner kan leses under Versjoner. Dokumentet legges også i Dokumenter, og de ansatte får beskjed og trykker Jeg har lest og godtar, på nettet eller i appen. Du ser for eksempel «12 av 15 ansatte har bekreftet nyeste versjon».

Verneombud

Under HMS-dokument registrerer du verneombudet, med fra og til dato. Har bedriften færre enn 5 ansatte, kan dere i stedet skrive en avtale om en annen ordning. Den gjelder i 2 år hvis dere ikke skriver en annen dato. Mangler verneombudet, viser HMS en advarsel.

Årlig gjennomgang

Under Årlig gjennomgang trykker du Start gjennomgang. Siden samler perioden: avvik meldt og lukket, avvik over frist, risikovurderinger, sjekklister fullført, service på utstyr og sertifikater som har utløpt eller snart utløper. Du og verneombudet skriver hver deres konklusjon og legger til nye tiltak. Et tiltak blir et nytt avvik eller et tiltak på en risiko, med ansvarlig og frist.

Når begge har trykket Bekreft, låses gjennomgangen med tallene slik de var. Har bedriften ikke verneombud, holder det at du bekrefter. Trykk Skriv ut eller lagre som PDF for en papirkopi. Når det har gått et år siden forrige gjennomgang, får du en påminnelse.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.