Koble til PowerOffice Go

Kjører bedriften lønn i PowerOffice Go, kan Timefly hente ansatte, lønn og lønnsarter derfra, og sende de godkjente timene tilbake som lønnslinjer klare til neste lønnskjøring. Du kjører lønnen i Go som før. Koblingen er i beta. Ser du ikke PowerOffice Go under Innstillinger → Lønn, er den ikke slått på ennå; da bruker du PowerOffice-filen under Rapporter.

Timefly skriver bare to ting i Go: lønnslinjene du sender, og en egen lønnsprognose hvis du ber om det. Alt annet leses bare.

Hva må være på plass før jeg kobler til?

Bedriften må ha lønnsmodulen i PowerOffice Go, og du må være administrator både i Timefly og i Go.

1. Under Innstillinger → Lønn står Lønnssystem på PowerOffice Go.
2. Bedriften har det samme organisasjonsnummeret i Timefly (Innstillinger → Bedrift) som klienten i Go. Timefly kobler bare til bedriftens egen klient.

Ansattnumre og lønnsarter trenger du ikke ordne på forhånd. Det gjør du etter at du har koblet til.

Hvordan kobler jeg til?

Under Innstillinger → Lønn → PowerOffice Go trykker du Koble til PowerOffice Go. Du logger inn i Go, godkjenner Timefly for bedriften og kommer tilbake. Er en ny bedrift fortsatt i oppsettet, kommer du tilbake dit.

Står det i stedet et felt for klientnøkkel, kobler du til slik:

1. I PowerOffice Go: åpne Meny → Innstillinger → Utvidelser, velg Egendefinert og lim inn applikasjonsnøkkelen du har fått fra oss.
2. Go viser klientnøkkelen. Kopier den før du trykker OK. Go viser den bare én gang.
3. Lim den inn i Timefly og trykk Koble til.

Når det er koblet til, står navnet på klienten i Go.

Hvordan setter jeg opp en ny bedrift fra PowerOffice?

En ny bedrift går gjennom Oppsett etter første innlogging. Velger du PowerOffice Go der, finner Timefly bedriften på organisasjonsnummeret, kobler til, henter de ansatte og foreslår lønnsartene. Til slutt kan du be Hugin om åpningstider, vakttyper og bemanning. Du kan hoppe over hvert steg, og Hopp over oppsettet tar deg rett inn i Timefly.

Hvordan kobler jeg ansatte og lønnsarter?

Trykk Koble ansatte og lønnsarter i PowerOffice-boksen.

• Ansatte: Timefly foreslår hvem som er hvem i Go, på e-post, telefon, navn og fødselsdato eller ansattnummer. De du godtar, får nummeret fra Go som Lønns-ID.
• I PowerOffice, ikke i Timefly: ansatte som bare finnes i Go. Kryss av og trykk legg til; de får lønn, startdato og kontrakt fra Go, og ingen får e-post før du sender velkomsten. Mangler noen fødselsdato i Go, står det, og de kan ikke legges til før den er fylt inn der.
• Lønnsarter: hver lønnsart i Timefly (vanlige timer, tilleggene, overtiden, fraværet) får koden fra Go. Tillegg og overtid som finnes i Go men ikke i Timefly, kan du opprette herfra. En lønnsart over 100 % i Go, som «Overtid 50 %» med grunnlønnen i, foreslås ikke: Timefly betaler grunnlønnen på vanlige timer.

Har bedriften ikke koblet til ennå, kan du likevel sjekke ansattnumrene: last ned ansattlisten i Go som CSV og last den opp under Sjekk ansattnumre mot PowerOffice.

Vi har flere butikker på samme PowerOffice-klient. Hva gjelder?

Hver butikk i Timefly kobles til den samme klienten i Go, og velger sin avdeling (eller lokasjon, hvis butikkene skilles slik i Go) i PowerOffice-boksen. Da havner butikkens lønnslinjer, omsetning og budsjett på riktig avdeling.

Avdelingen bestemmer også hvem i Go butikken ser. Er du administrator for alle butikkene, ser du alle. Er du bare administrator for din egen, ser du bare dem i butikkens avdeling, og ingen nye før avdelingen er valgt. Avdeling og lokasjon velges av en som er administrator for alle butikkene, og to butikker kan ikke ha den samme.

En ansatt som jobber i flere butikker, legges til i den nye butikken som den samme personen.

Hva mer kan jeg hente fra PowerOffice?

• Sammenlign lønn og kontrakt: timelønn, månedslønn, start, slutt, ansettelsesform og avtalt uke, der Timefly og Go er ulike. Kryss av det du vil hente. Her står også faste lønnslinjer (Go betaler dem selv, Timefly sender dem ikke) og kostpris og timepris (prisen Go bruker på prosjekter; det er ikke lønn).
• Permisjoner i PowerOffice: hvem som har permisjon nå eller fremover, så ingen planlegges da.
• Arbeidsgiverkostnader (Innstillinger → Arbeidsgiverkostnader): Hent fra PowerOffice viser feriepenger, full uke og arbeidsgiveravgiften for bedriftens sone. Trykk Bruk på det du vil ta.
• Kunder (Prosjekter): Hent kunder fra PowerOffice legger til kundene som ikke finnes i Timefly.
• Omsetning (Omsetning → Hent omsetning fra PowerOffice): månedens omsetning per dag og lønnskostnaden fra regnskapet, ved siden av tallene i Timefly, og årets budsjett som mål for lønnsprosenten. Kontoer for omsetning og lønn i PowerOffice-boksen velger hvilke kontoer som regnes med.
• Lønnsprognose: Send lønnsprognose til PowerOffice sender vaktplanens lønnskostnad per måned som et eget budsjett i Go, «Timefly lønnsprognose». Du velger hvem som er ansvarlig for budsjettet i Go. Sender du på nytt, erstattes Timeflys forrige prognose. Bedriftens egne budsjetter endres ikke.

Hver morgen sjekker Timefly om det er nye ansatte eller noen som har sluttet i Go, og varsler administratorene når noe er endret.

Hvordan slår jeg på sending?

Sending til PowerOffice Go er av når du kobler til. Du kan hente ansatte, lønn og tall og se alt i Timefly, men ingenting går til PowerOffice Go før en administrator slår det på. Under Innstillinger → Lønn → PowerOffice Go står Hva som går hvor: hva som hentes inn til Timefly, hva som sendes ut, og hvem som eier hva. Slå på bryteren Sending er av, så står det Sending er på. Timene og lønnsprognosen går fortsatt bare når noen trykker Send. Under bryteren ser du de siste sendingene og om noen må avklares.

Hvordan sender jeg måneden?

Under Rapporter velger du hele måneden og trykker Se hva som sendes, så Send til PowerOffice. Du må kunne eksportere lønn.

1. Gjør ferdig Kontroller først.
2. Se hva som sendes viser hvor mange ansatte og lønnslinjer som går til Go. Mangler en ansatt i Go, eller en lønnsart har en kode Go ikke kjenner, står det, og ingenting sendes før det er rettet.
3. Send til PowerOffice sender én linje per ansatt og lønnsart, med timene og satsen, på butikkens avdeling og på prosjektet når timene hører til et prosjekt.
4. Åpne Lønn i Go. Linjene står klare til lønnskjøringen.

Etterpå viser Timefly om linjene er tatt med i en lønnskjøring eller slettet i Go. En måned sendes én gang. Er alle linjene slettet i Go, kan du sende den på nytt. Har du lastet ned PowerOffice-filen for måneden før, spør Timefly først, så den ikke betales to ganger.

Hva betyr feilmeldingene?

• PowerOffice godtok ikke klientnøkkelen: nøkkelen er feil eller slettet i Go. Legg Timefly til på nytt i Go og koble til med den nye nøkkelen.
• PowerOffice-klienten har organisasjonsnummer …: nøkkelen hører til en annen klient enn bedriften. Bruk nøkkelen fra bedriftens egen klient.
• PowerOffice ber oss vente litt: Go tar imot et begrenset antall forespørsler i sekundet. Prøv igjen om et minutt.
• Velg butikkens avdeling: klienten deles med flere butikker. Velg avdelingen i PowerOffice-boksen.
• PowerOffice svarte: …: Go avviste noe og sier hvorfor.
• PowerOffice svarte ikke eller lønnslinjer ble liggende i PowerOffice Go: sendingen stoppet underveis, og noe kan ha kommet fram. Måneden er holdt igjen. Se etter referansen som står, og linjene som ble liggende, under lønnslinjene i Go, og slett dem. Trykk så Kom ikke fram, send på nytt under Rapporter. Ligger det fortsatt linjer i Go, sier Timefly nei. Under meldingen står hva sendingen gjaldt (måned, antall ansatte og en versjon av timene) og om timene er de samme nå: Samme innhold som nå, eller Endret siden med hvor mange ansatte som var med da og nå.
• Sending til PowerOffice Go er slått av: en administrator slår den på under Innstillinger → Lønn.

Hvordan kobler jeg fra?

Koble fra i PowerOffice-boksen fjerner koblingen i Timefly. Det som er sendt, ligger fortsatt i Go. Er dette den siste butikken på klienten, fjerner Timefly seg også fra Utvidelser i Go; går ikke det, står det at du må gjøre det selv.

Hugin, AI-assistenten, kan ikke sende til PowerOffice og leser ikke det som kommer fra Go. Det er alltid du som trykker.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.