Oppgaver

Oppgaver er arbeid som én person har ansvaret for: sjekke temperaturen i kjølen, telle varer, rengjøre frityren. Du finner siden under Vaktplan, i fanen Oppgaver ved siden av Vaktplan. En oppgave lager ingen vakt, registrerer ingen arbeidstid og påvirker ikke lønnen.

Alle som kan se vaktplanen, kan se oppgavene. For å lage, endre, fullføre og slette må rollen din også kunne lage og endre vaktplanen. Uten den ser du siden som visning, uten knapper for å endre.

Hvordan lager jeg en oppgave?

Trykk Ny oppgave øverst, eller + i cellen til en person og en dag. Fra cellen er personen og dagen fylt ut. Fra en dag i listen eller måneden er bare datoen fylt ut.

1. Skriv Hva skal gjøres?, eller trykk Velg fra oppgavebiblioteket og velg en type. Typen fyller inn tittel, estimat og dokumentasjon, og du kan endre dem for denne oppgaven.
2. Velg Startdato og Frist. Fristen er siste dag oppgaven kan gjøres. En oppgave over flere dager er ikke forsinket før fristen er passert.
3. Klokkeslett er valgfritt. Tomt betyr i løpet av dagen.
4. Estimert arbeid er i timer, for eksempel 1,5. Det er et planleggingsgrunnlag, ikke registrert tid.
5. Under Tildeling velger du Velg person, Fra planlagt vakt eller Tildel senere.
6. Under Dokumentasjon ved utførelse velger du om oppgaven krever en kommentar eller en måling.
7. Trykk Opprett oppgave. Oppgaven åpnes, og siden viser perioden den ligger i.

Er noe feil, står feilen under feltet og markøren flyttes dit. Det du har skrevet, blir stående.

Hva gjør jeg når personen ikke har vakt den dagen?

Du kan lagre oppgaven likevel. Skjemaet sier Ingen planlagt vakt denne dagen, og oppgaven vises med Uten vakt. Det lages ingen vakt og ingen arbeidstid. Vil du knytte arbeidet til en vakt, endrer du dato eller person, eller velger Fra planlagt vakt og en av vaktene den dagen.

En oppgave som er knyttet til en vakt, følger ikke med hvis vakten senere flyttes til en annen person. Den som var ansvarlig, er det fortsatt til du endrer oppgaven.

Hvordan lagrer jeg en oppgave som type for gjenbruk?

Kryss av Lagre som oppgavetype for gjenbruk nederst i skjemaet og velg ikon og farge. Typen lagres sammen med oppgaven, med estimatet og dokumentasjonen som standard neste gang den velges. Finnes det allerede en type med samme navn, lagres ingen av dem, og du får beskjed.

Typene endrer du under Oppgavetyper, som åpner Innstillinger → Oppgaver. Der kan du sette Standard estimat (min) og Dokumentasjon. Endringer gjelder neste gang typen velges. Oppgaver som allerede er laget, beholder sitt estimat og sin dokumentasjon, men får nytt ikon og ny farge.

Hvordan gjentar jeg en oppgave?

Åpne Gjentakelse i skjemaet og velg Hver dag, Hver uke eller Annenhver uke, og Siste dato. Skjemaet viser hvor mange oppgaver som lages. En gjentakelse kan vare høyst 180 dager. En gjentakende oppgave tildeles en person direkte eller senere.

Når du endrer eller sletter en oppgave i en serie, velger du Bare denne eller Denne og senere åpne i serien. Oppgaver som er utført, endres ikke.

Hvordan fullfører jeg en oppgave?

Trykk avkrysningsboksen foran oppgaven. Krever oppgaven dokumentasjon, åpnes oppgaven, og du trykker Fullfør, skriver kommentaren eller målingen og trykker Marker som utført. En måling på 0 er gyldig.

Kan ikke kravet oppfylles, trykker du Lederunntak, skriver en begrunnelse på minst fem tegn og trykker Fullfør med unntak. Oppgaven får status Unntak, og begrunnelsen lagres med ditt navn og tidspunktet.

Gjenåpne åpner en utført oppgave igjen. Tidligere kommentarer, målinger og begrunnelser blir stående i Historikk.

Har du skrevet et notat uten å legge det til, spør siden om du vil legge det til eller forkaste det før du fullfører eller lukker.

Hvordan krever jeg bilde som dokumentasjon?

Velg Bilde under Dokumentasjon på oppgaven, oppgavetypen eller rutinen. Når oppgaven fullføres, trykker du Fullfør og velger et bilde, JPG eller PNG på høyst 5 MB. Uten bilde kan oppgaven bare fullføres med Lederunntak. Bildet vises med Vis bilde i Historikk. Åpner du oppgaven igjen og fullfører med et nytt bilde, blir det første stående.

Hvordan ser jeg bildene den ansatte har tatt?

Den ansatte kan legge bilder på oppgaven fra telefonen, med Ta bilde eller Velg bilde under oppgaven i Mine oppgaver. Åpne oppgaven på Oppgaver. Under Bilder fra den ansatte står hvert bilde med tekst, kategori, hvem som tok det og når. Velg en kategori, for eksempel Skade/avvik, for å se bare de bildene. Vis bilde viser det, Last ned lagrer det på maskinen. Krever oppgaven bilde og den ansatte har lagt ved ett, kan oppgaven fullføres uten et nytt.

Bildene ser den ansatte som tok dem og ledere, ikke andre ansatte. Stedet bildet ble tatt, fjernes før bildet lagres. Når oppgaven er utført, kan bildet ikke slettes; gjenåpne oppgaven om noe er feil.

Kan AI foreslå tekst til bildene?

Ja. Når den ansatte legger ved et bilde, foreslår AI en kort tekst og en kategori: Ferdig arbeid, Før/etter, Skade/avvik, Kvittering eller Annet. Den ansatte ser forslaget og kan endre det. Ingenting lagres før den ansatte trykker Lagre. Er kategorien Skade/avvik, kan den ansatte gå rett til Meld avvik i HMS med teksten. Slå forslagene av under Innstillinger → Aktivitetsbibliotek. Hvert forslag telles mot bedriftens AI-grense for måneden.

Hvordan lager jeg en rutine?

En rutine gir én oppgave på hver planlagte vakt av en vakttype, på dagene du velger. Trykk Rutiner øverst på Oppgaver og Ny rutine. Skriv hva som skal gjøres, velg vakttype, klokkeslett, dokumentasjon og ukedager. Under Virkning på planen fra i dag ser du hvor mange vakter som får oppgaven før du lagrer. Passer ingen vakter nå, kan du likevel lagre, og vakter som planlegges senere får oppgaven.

Oppgaven går til den som har vakten. Endres eller slettes vakten, arkiveres den åpne oppgaven med notatene sine. Utførte oppgaver endres aldri. Arkiv på rutinen viser de arkiverte oppgavene og hvorfor. Avslutt stopper rutinen; åpne oppgaver fra i dag arkiveres.

Hvordan ser jeg oppgaven fra vakten?

Åpne vakten i Vaktplan. Under Oppgaver på vakten står oppgavene som hører til vakten. Trykk en oppgave for å åpne den på Oppgaver. Når du lukker den, kommer du tilbake til samme vakt.

Kan de ansatte fullføre oppgavene selv?

Ja, i telefonappen under Mer → Mine oppgaver. Den ansatte ser bare oppgavene du har gitt henne eller ham, og trykker Ferdig. Krever oppgaven en kommentar eller en måling, må den skrives først. Krever den bilde, må den ansatte legge ved et bilde under oppgaven først. Den ansatte kan angre sin egen utførelse i ti minutter. Alt annet ved oppgaven endrer bare du. Historikk viser hvem som fullførte og når. Et lederunntak eller en oppgave du fullførte, kan ikke den ansatte angre.

Får den ansatte beskjed når jeg gir en oppgave?

Ja. Når du lager en oppgave til en person, eller gir en oppgave til en annen, får personen et varsel i appen: Ny oppgave, med navnet på oppgaven, dagen og klokkeslettet. En gjentakende oppgave gir ett varsel. Den ansatte ser også oppgavene på Hjem i appen. Gir du oppgaven til deg selv, kommer det ikke noe varsel. Under Innstillinger → Varsler kan du slå av Ny oppgave for hele bedriften.

Sendes det en melding når jeg skriver en oppfølging?

Nei. Merk som oppfølging lagrer notatet som oppfølging i historikken, og det står at det ikke er sendt. Ingen får e-post eller varsel.

Hva betyr statusene og filtrene?

Trenger oppfølging viser oppgaver som ikke er utført og enten har passert fristen eller mangler ansvarlig. Utført viser utførte oppgaver og unntak. Tallene på filtrene, oppgavene på siden og rapporten gjelder de samme oppgavene.

Hva skjer hvis noen andre endret oppgaven samtidig?

Da lagres ingenting. Skjemaet viser Nyeste ved siden av Ditt utkast. Trykk Bruk nyeste for å forkaste utkastet, eller Behold utkastet og så Lagre endringer for å lagre ditt over den nyeste versjonen.

En åpen oppgave oppdateres av seg selv mens du ser på den. Fullfører en annen leder oppgaven, ser du det uten å laste siden på nytt.

Kan jeg angre en sletting?

Ja. Etter Slett viser siden Angre en kort stund, og en sletting kan angres i ti minutter. Oppgaven kommer tilbake med notater og historikk. Endringer du eller andre har gjort på andre oppgaver i mellomtiden, blir stående.

Hvordan tar jeg ut en rapport?

Velg periode, søk og filter, og trykk Rapport. Du får en CSV-fil med de oppgavene siden viser: oppgave, type, ansvarlig, start, frist, klokkeslett, estimat, dokumentasjon, status, hvem som fullførte og når, og begrunnelsen for et unntak. Filen åpnes i Excel.

Kom i gang

Kom i gang øverst og Hjelp viser tre steg: lag en oppgave, gi den en ansvarlig, og følg opp. Hvert steg åpner det du trenger på siden. Fremdriften lagres på deg i denne bedriften, så den følger deg til en annen nettleser eller PC. Den sier ingenting om oppgavene er utført.

Hva kommer senere?

Gjentakelse hver måned og oppgaver for den ansatte på nettsiden er ikke laget ennå.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.