Prosjekter

Prosjekter samler timene på det arbeidet de hører til: et prosjekt for en kunde, et oppdrag, eller et objekt dere passer. Vakten får prosjektet når den lages, de ansatte velger det når de stempler inn, og timene kommer ut per prosjekt og per kunde, i Tripletex-filen og i en CSV til regnskapsføreren. Prosjekter må være slått på under Innstillinger → Prosjekter; er de ikke tilgjengelige i din utgave ennå, står siden nedtonet i menyen.

Bedriften velger selv ordet: Prosjekt, Oppdrag eller Objekt. Ordet brukes overalt, så der det står «prosjekt» nedenfor, kan det stå «oppdrag» eller «objekt» hos deg.

Hvordan lager jeg et prosjekt og en kunde?

Trykk Nytt prosjekt øverst til høyre på siden Prosjekter, skriv navnet og eventuelt prosjektnummeret, og velg kunden. Bare administratoren kan lage og endre prosjekter.

Trykk Nytt prosjekt.
Skriv Navn. Prosjektnummer er valgfritt, men det er det som havner i Tripletex-filens kolonne *Prosjektnummer*, så bruk nummeret regnskapet kjenner.
Under Kunde velger du en av bedriftens kunder, eller Ny kunde … og skriver navnet. Kunden lages med en gang.
Trykk Lagre.

Et prosjekt som er ferdig, setter du til avsluttet med Endre og haken Aktiv. Timene som er registrert på det, blir stående; et avsluttet prosjekt kan ikke velges ved stempling.

Hvordan får vakten et prosjekt?

Prosjektet velges når vakten lages, i Vaktplan, og de ansatte velger det når de stempler inn uten plan.

Vaktplan, hurtigvalg: trykk i en tom rute. Øverst i lista velger du prosjektet, så vakttypen. Valget huskes til neste vakt i samme nettleser.
Vaktplan, Flere valg: feltet Prosjekt i skjemaet for en ny vakt.
Kopier uke og maler beholder prosjektet på vaktene de lager.
Stempling uten plan: den ansatte velger prosjekt i «Hva jobber du med?» før Stemple inn.
I etterkant: åpne vakten og endre feltet Prosjekt; det lagres med en gang.

Har administratoren slått på Prosjekt påkrevd, må en ny vakt ha prosjekt før den lagres, og hurtigvalget venter til du har valgt ett.

Hvordan bytter en ansatt prosjekt midt i dagen?

Den ansatte velger det nye prosjektet under Bytt prosjekt på arbeidskortet på Min side, eller under Bytt prosjekt på stemplingsskjermen i telefonappen (fra app 1.4.0; der står bedriftens ord, for eksempel Bytt oppdrag). Vakten deles der byttet skjer: den stemples ut og inn igjen i samme sekund, slik at timene før byttet ligger på det gamle prosjektet og timene etter på det nye.

I Kontroll står dagen som én linje, «2 deler, byttet prosjekt», med samlet arbeidstid og prosjektene i rekkefølge. Vis 2 deler åpner delene, som godkjennes hver for seg. En pause som pågikk ved byttet, avsluttes på delen den begynte i.

Hvordan godkjenner jeg timene for ett prosjekt?

Velg prosjektet under Flere filtre, Prosjekt, på siden Kontroll. Lista og tallene øverst følger filteret, så Velg alle klare på siden og Godkjenn tar bare det prosjektets vakter. På siden Prosjekter står det under hvert prosjekt og hver kunde hvor mye som er godkjent og hvor mye som venter.

Hva får regnskapsføreren?

Tripletex-filen under Rapporter har prosjektnummeret på hver linje. Har en person timer på flere prosjekter i måneden, blir det én linje per prosjekt for hver lønnsart. Timer uten prosjekt har tom *Prosjektnummer*.
Last ned CSV på siden Prosjekter gir én linje per dag, ansatt og prosjekt. CSV per kunde gir det samme sortert per kunde og prosjekt.
Last ned Excel og Last ned PDF øverst i Timer per prosjekt og ansatt og i Timer per kunde gir de samme linjene. Excel har timene som tall og en Sum-linje nederst; PDF-en har bedriften og perioden øverst, én tabell per prosjekt eller per kunde med sum, og summen for alle.
Med Prosjekt påkrevd på lister Kontroller under Rapporter de ansatte som har godkjente timer uten prosjekt, med lenke til vaktene. Filen kan likevel lastes ned.

Hvordan sender jeg timene til kunden?

Trykk Timerapport under prosjektet i Timer per prosjekt og ansatt, og velg Som PDF, Som Excel eller Som CSV. Rapporten gjelder måneden og haken Bare godkjente timer du har valgt, og du sender den selv til kunden på e-post.

Det finnes to rapporter til kunden, og begge blir værende. Hvor du velger dem, står det én linje om hva de er:

Timerapport her: «Med navn, godkjenner og utleggsbeløp, for bedriften selv».
Kunderapport under Rapporter på prosjektet: «Godkjente timer, uten interne tall, for kunden».

Timerapporten har:

bedriftens navn, kunden (med organisasjonsnummer når det er lagt inn), prosjektet med bedriftens ord for det, og perioden
én linje per dato og ansatt med arbeidstypen (vakttypen), timene og hvem som godkjente
summen av timene, hvem som har godkjent, og datoen rapporten ble laget

Det står ingen priser og ingen klokkeslett i rapporten, bare timene.

Hvordan legger jeg inn budsjettet fra overslaget?

Har du allerede et tilbud eller en kalkyle, slipper du å skrive det inn på nytt. Velg prosjektet i filteret Prosjekt på siden Prosjekter, og trykk Legg inn budsjett (bare administratoren).

Under Last opp overslaget velger du filen: PDF, Excel (.xlsx), CSV eller et bilde av tilbudet.
En CSV- eller Excel-fil med kolonner for post og timer leses direkte. En PDF eller et bilde leser Hugin, og det teller på månedens Hugin.
Sjekk linjene: tekst, arbeidstype (vakttypen), timer og materialer i kroner. Rett det som er feil, fjern eller legg til linjer.
Trykk Lagre budsjett. Ingenting lagres før du trykker der.

Du kan også skrive linjene selv uten fil.

Hvordan ser jeg om prosjektet holder budsjettet?

Med prosjektet valgt viser kortet Budsjett timene som er brukt mot budsjettet, i prosent og som en strek, timene som er igjen, timene som venter på godkjenning, og materialene i budsjettet. Under står det samme per arbeidstype. Når timene når varslingsgrensen (80 % som standard), blir streken gul og kortet sier fra; over budsjettet blir den rød. Grensen endrer du under Innstillinger → Prosjekter, Varsel på budsjettet.

Trykk hvor langt jobben er kommet, 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %. Da regner Timefly ut hvor mange timer jobben ender på med forbruket så langt, og hvor mye over eller under budsjettet det blir. Har dere brukt 70 % av timene og jobben er halvveis, ligger den an til å gå over.

Hugin sier fra uten at du spør, øverst på Prosjekter og på Oversikt: når et prosjekt ligger an til å gå over, og de siste dagene før måneden lukkes når prosjekter har timer som ikke er godkjent. Knappen åpner prosjektet eller timene.

Budsjettet står også i Timer per kunde. Det står ikke i timerapporten til kunden: den har ingen priser, og budsjettet er bedriftens egen kalkyle. (Valgt slik 14.10.2026; eieren kan endre det.)

Hvordan skiller jeg fakturerbare og interne timer?

Åpne prosjektet med Endre og la haken Fakturerbart stå på for arbeid kunden skal betale for. Ta den av for internt arbeid, som verksted, opplæring eller rydding. Et internt prosjekt står med Internt i oversikten.

Under Timer per prosjekt og ansatt står fakturerbare og interne timer hver for seg. Filene til regnskapsføreren har kolonnen Fakturerbar (Ja eller Nei), og timerapporten til kunden sier om timene er fakturerbare. Timer uten prosjekt regnes som interne. Endrer du haken, gjelder det også timene som alt er ført.

Timefly setter ingen pris og lager ingen faktura. Tallene er grunnlaget dere fakturerer fra i regnskapssystemet.

Hvordan fører jeg utlegg og materialer på et prosjekt?

Velg prosjektet i filteret, så kommer kortet Utlegg under budsjettet.

Trykk Registrer utlegg.
Legg ved kvitteringen som bilde eller PDF, om dere har den.
Skriv beløpet med mva, og uten mva om du vet det.
Velg dato, kategori (materialer, reise eller annet) og skriv hva som ble kjøpt.
Trykk Send til godkjenning.

Den som godkjenner timer, trykker Vurder på utlegget, skriver beløpet uten mva og trykker Godkjenn. Er det ingen mva, skriver du samme beløp; Timefly regner ikke ut mva. Haken Viderefaktureres til kunden står på for et fakturerbart prosjekt. Vil du avvise, skriver du hvorfor og trykker Avvis.

Godkjente materialer står i budsjettkortet som Materialer kjøpt: kr x av kr y, og med en prognose når du har satt hvor langt jobben er kommet. Utlegg som viderefaktureres kommer med i timerapporten til kunden, uten mva. Utlegg (Excel) gir alle godkjente utlegg i måneden.

De ansatte fører utlegg under Mer, så Utlegg i telefonappen fra neste versjon, og retter et avvist utlegg der (Utlegg og HMS).

Et utlegg kan også føres på et kostnadssted uten prosjekt. Når ingen prosjekt er valgt, viser Prosjekter slike utlegg under Utlegg uten prosjekt, med Vurder som ellers. Utleggsfilen for perioden har dem med, og kolonnen Kostnadssted.

Hvordan henter jeg prosjekter fra Tripletex eller PowerOffice?

Er bedriften koblet til Tripletex eller PowerOffice Go, kan administratoren hente de åpne prosjektene derfra, med kunden. Ingenting legges til før du har sett over, og ingenting endres i regnskapssystemet.

Trykk Hent fra regnskapssystem på siden Prosjekter.
Velg Tripletex eller PowerOffice Go, og trykk Se hva som kan hentes.
Huk av prosjektene du vil ha. Et prosjekt som er hentet før, står som Allerede koblet og kan ikke velges igjen.
Finnes det allerede et prosjekt eller en kunde med samme nummer, navn eller organisasjonsnummer, står det Velg. Velg om det skal kobles til det som finnes, eller lages nytt.
Trykk Legg til.

Fra PowerOffice Go følger timebudsjettet med når prosjektet lages nytt i Timefly; et prosjekt du kobler til et som finnes, beholder budsjettet sitt. Fra Tripletex hentes ikke budsjettet: sett det i Timefly. Ansatte inviteres ikke, timer som er ført i regnskapssystemet hentes ikke, og avdelinger blir ikke egne bedrifter. Har noen endret listen mens du så over, ber Timefly deg se over på nytt; valgene dine står.

Hvordan sender jeg prosjekttimer til Tripletex eller PowerOffice Go?

Administratoren kan sende de godkjente timene på et prosjekt til timeføringen i Tripletex eller PowerOffice Go, én føring per person og dag. Timefly sender bare timene; prisen settes i regnskapssystemet, også på en fakturerbar aktivitet. Det lages ingen faktura, og lønn sendes ikke herfra.

Før første gang må tre ting være på plass: prosjektet er koblet til et prosjekt i regnskapssystemet (hentet som over, eller koblet til ved henting), sending er slått på under Innstillinger → Lønn, og de ansatte har ansattnummeret de har i regnskapssystemet. I PowerOffice Go må personen også være med i prosjektets team når prosjektet ikke er åpent for alle.

Åpne prosjektet og trykk Overfør prosjekttimer.
Er bedriften koblet til begge, velger du hvor timene skal under Send til.
Se over mottaker, prosjekt, periode og timene. Timer som ikke kan sendes, står med grunnen.
Velg aktiviteten, for eksempel Aktivitet i Tripletex.
Trykk Send … til Tripletex (eller til PowerOffice Go).

Mottatt i … står først når regnskapssystemet har svart med føringen. Står det Ukjent: sjekk mottak, trykker du Sjekk mottak i … før du sender igjen; Timefly spør regnskapssystemet hva som kom fram. I Tripletex kan en dag som er sendt, ikke få flere timer herfra. Timer som er endret etterpå, retter du i regnskapssystemet. Hent ikke de samme timene til lønn der når lønnen er sendt fra Timefly.

Hvordan jobber jeg med ett prosjekt?

Trykk navnet på prosjektet. Da åpnes prosjektet med fire faner:

Oversikt: timer brukt mot budsjettet, timer som venter og timer som er godkjent, og neste steg. Budsjettet er valgfritt, og du kan legge det inn når som helst.
Timer: timene på prosjektet i perioden. Se over i Kontroll åpner registreringen i Kontroll, der du godkjenner som før. Legg til timer fører timer uten vaktplan, og Knytt eksisterende timer setter prosjektet på ferdige timer som mangler prosjekt. Nye timer venter på godkjenning.
Budsjett og utlegg: budsjettet, fremdriften og utleggene for hele prosjektet.
Rapporter: kunderapport, fakturagrunnlag og prosjektøkonomi.

Over fanene står veiledningen Fra opprettet jobb til timerapport med tre steg: budsjett (valgfritt), timer, og kontroll og rapport. Knappen i neste steg åpner riktig fane. Skjul veiledning skjuler den for dette prosjektet i nettleseren din, og Vis veiledning viser den igjen.

Øverst velger du perioden: måned, uke, egne datoer eller hele prosjektet. Egne datoer gjelder først når du trykker Bruk perioden. Fanen og perioden står i adressen, så de er der også når du laster siden på nytt.

Hva er kunderapporten, fakturagrunnlaget og prosjektøkonomien?

Kunderapport: de godkjente timene i perioden per dato og arbeidstype, uten priser og uten navn. Navn på ansatte tar du med bare når du huker av for det. Last ned som PDF eller CSV.
Fakturagrunnlag: godkjente timer per arbeidstype og godkjente utlegg som skal viderefaktureres, som antall og enhet. Salgsprisen står tom; den setter du i fakturasystemet. Fjern haken på linjer du ikke vil ha med. Et internt prosjekt har ikke fakturagrunnlag.
Prosjektøkonomi: hele prosjektet, med timebudsjett, timer brukt, fremdrift og anslått sluttforbruk. Trykk et tall for å se hva det består av. Fortjeneste vises ikke, fordi Timefly ikke kjenner lønnskostnad og pris. Den som godkjenner timer, kan laste ned prosjektøkonomien som PDF eller CSV: budsjett, brukt, venter, gjenstår, fremdrift, prognose og utlegg (godkjent, venter og viderefaktureres). Et tall Timefly ikke kjenner, står som «Ukjent», aldri som 0.

En nedlasting lagres under Rapporter og overleveringer. Der kan du laste ned den samme filen igjen, se hvor mange timer eller utlegg som er endret siden, og registrere hvem du ga filen til. Timefly sender ingenting selv, og ingenting blir markert som fakturert eller betalt. Filene lagres så lenge bedriften er kunde hos Timefly; de slettes ikke etter en viss tid.

Hva viser siden Prosjekter?

Måneden du velger, med prosjektoversikten (navn, nummer, kunde, status og timer i måneden), Timer per prosjekt og ansatt og Timer per kunde. Filteret Prosjekt og Status (aktive, avsluttede, alle) gjelder begge tabellene. Haken Bare godkjente timer er på som standard. Et timetall er en lenke som åpner registreringene bak det i Arbeidstid, med vei tilbake.

Tallene følger registreringene i Kontroll: bare vakter med stempling inn og ut teller, etter bedriftens pauseregel.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.