Timeliste og godkjenning

Timeliste er der du går gjennom måneden før lønn: hva som mangler stempling, hva som avviker fra planen, og hva som er klart. Bare godkjente timer kommer med i lønnsfilen. Rollen din må kunne se timelisten. For å rette tider må den kunne rette stemplede timer, og for å godkjenne må den kunne godkjenne timer.

Velg måned med Forrige måned og Neste måned. Siden har to faner:

Å ordne: én rad per avsluttet vakt som trenger noe. Filtrene er Alt som må ordnes, Avvik fra plan og Uten stempling.
Månedsoversikt: alle ansatte, dag for dag, uke for uke. Filtrene er Alle vakter, Klare og Godkjent.

Hva hver vakt kan være

Status	Betyr	Det du gjør
Mangler stempling	Vakten er over, og ingen stemplet inn	Legg inn tider, eller Registrer fravær i stedet
Ikke stemplet ut	Stemplet inn, aldri ut	Legg inn ut-tid
Avvik	Inn eller ut mer enn 15 minutter fra planen	Se og godkjenn
Klar	Stemplet inn og ut, innenfor planen	Godkjenn
Godkjent	Timene går til lønn	Ingenting

Slik godkjenner du timer

Timeliste: vakter som må ordnes før de kan godkjennes, med avvik og knappen Godkjenn

Åpne Timeliste og velg måneden.
På Å ordne: merk radene, eller trykk Godkjenn 3 klare (tallet er hvor mange som er klare) for alle som er klare.
På Månedsoversikt: merk en ansatt eller en uke og godkjenn de klare vaktene samlet.
En vakt med avvik åpner du med Se og godkjenn. Se over tidene, og slå på Godkjent når de stemmer.

Hva den ansatte ser: ingenting endres for den ansatte når timer godkjennes. Timene står i lønnsfilen du laster ned i Timer til lønn.

Slik retter du en tid

Trykk på vakten, eller på Legg inn tider eller Legg inn ut-tid.
Skriv riktig tid under Stempling.
Flytter eller fjerner du en tid som allerede var registrert, kommer feltet Hvorfor endres registrert tid?. Skriv en grunn på minst tre tegn, for eksempel «glemte å stemple ut, bekreftet på telefon». Fyller du bare inn en tid som manglet, trengs ingen grunn.
Trykk Lagre.

Hva den ansatte ser: den ansatte får varselet «Timene dine er endret», med gammel og ny tid og grunnen din. Endringen står også under Endringer i timene mine på den ansattes Profil.

Slik ser du historikken

Hver endring i registrert tid lagres med hvem, når, gammel og ny verdi og grunnen:

I vakten: Historikk under tidene.
For en person over en periode: i Arbeidstidsoversikt, fanen Eventuelt, under Endringer.
Den ansatte ser sine egne endringer på Profil.

Slik trekker du tilbake en godkjenning

Åpne vakten og slå av Godkjent, eller velg Trekk godkjenning i kortets meny på Vaktplan. Det lagres i historikken.

Når måneden er ferdig

Når alle vakter er godkjent eller ordnet, står det at måneden er klar. Gå videre til Timer til lønn. Eksporter CSV på Timeliste laster ned månedens godkjente vakter som en enkel fil.

Timefly minner på: den tredje siste arbeidsdagen i måneden og den første i neste måned får de som kan godkjenne timer «Timer ikke godkjent før lønn», hvis noe mangler. Varselet kommer også på e-post.

Godt å vite

En vakt kan ikke godkjennes uten både inn- og utstempling. Legg inn tidene først.
Avvik og regelbrudd stopper ikke godkjenningen. Det er du som vurderer.
Det finnes ingen lås på måneden. En godkjent vakt kan rettes, med grunn, og blir stående godkjent. Timefly husker ikke at du har lastet ned lønnsfilen, så en senere endring kommer ikke med i en fil du allerede har sendt.
«Jobbet ikke» (registrere null timer med en grunn) finnes ikke ennå. Bruk Registrer fravær i stedet, eller slett vakten.
Sletter du en vakt med registrert tid, må du skrive hvorfor.
Ledige vakter uten person er ikke med i timelisten. Fravær vises som en merkelapp i en tom rute, men timene regnes ikke her.
Toleransen på 15 minutter og pausegrensen på 5,5 timer er faste og kan ikke endres.
For en ansatt i unntatt stilling (se Ansatte) kommer ingen varsler om arbeidstid utenom reglene for dem under 18 år, men varslene om å stemple inn eller ut mer enn 15 minutter for sent eller for tidlig kommer som for alle andre. Fram til 23.9.2026 forsvant de også.
Med registrerte pauser varsler Timefly når en vakt over 5,5 timer mangler pause. En kort pause, under 30 minutter, varsles først når vakten er 8 timer eller mer.
Med registrerte pauser varsler Timefly også «Mangler overtidspause» når dagen ble mer enn to timer lengre enn vakten og ingen pause på minst en halv time er stemplet etter at vakten skulle vært slutt (arbeidsmiljøloven § 10-9 andre ledd, fra 22.9.2026). Den pausen kommer i tillegg til den vanlige, så en lang dag kan få begge varslene. Trekkes pausen automatisk hos dere, kommer varselet ikke.
Den halve timen som betales for en slik overtidspause, trekkes ikke fra timene. Både vaktkortet, uketotalen og lønnsfilen regner med den. Fra 22.9.2026 holdes den samtidig utenfor overtiden som grensene på 10, 20 og 25 timer måler, slik § 10-9 andre ledd sier, men den blir stående i ukens samlede arbeidstid og betales som før. Den halve timen leses av stemplingene. Fram til 22.9.2026 ble den også trukket fra overtiden i den planlagte uken, der det ikke finnes stemplinger å lese; nå trekkes den bare fra den stemplede.
En dag over den avtalte arbeidstiden og en dag over ni timer er begge gule fra 22.9.2026, fordi timene over ni er overtid. Rødt blir det først over 13 timer samlet arbeidstid på et døgn (§ 10-6 tiende ledd).
Overtiden som grensene måler, er fra 23.9.2026 den samme som lønnen regner: timene over 9 på en dag, og deretter de vanlige timene over 40 i uka (10 eller 12,5 og 48 med avtale om gjennomsnittsberegning). Over 10 eller 20 timer overtid i uken er et brudd, og «Overtid over 25 t på fire uker» når fire uker på rad passerer 25 timer. Fireukersgrensen tar med de tre ukene før perioden du ser på. Over avtalt arbeidstid i uken, men innenfor grensene, er en advarsel.
Fra 23.9.2026 betyr «Under 11 t hvile» at det ikke finnes 11 timer sammenhengende fri i de 24 timene fra starten av en vakt (arbeidsmiljøloven § 10-8 første ledd). En delt dag med en lang natt etterpå får ikke varselet lenger. En enkelt vakt over 13 timer får det. Varselet står på den neste vakten innenfor de 24 timene, eller på den lange vakten selv.
Fra 22.9.2026 advarer Timefly også når noen har jobbet to søn- eller helgedager på rad. Et slikt døgn begynner klokka 18 kvelden før, klokka 15 hvis den kvelden er julaften, påskeaften eller pinseaften, og varer til klokka 22 på den siste helgedagen (arbeidsmiljøloven § 10-10 første ledd). Helligdager teller som søndager, så 17. mai og 2. juledag er med. Fra 23.9.2026 står advarselen bare på vaktene i det andre døgnet.
Fra 23.9.2026 varsler Timefly etter arbeidsmiljøloven kapittel 11 for ansatte under 18 år, når fødselsnummeret er lagret på personen. Kortere dag og uke (7 timer og 35 timer under 15 år, 8 og 40 fra 15), ikke nattarbeid (fra klokka 20 under 15 år, fra klokka 23 fra 15), minst 30 minutters pause når dagen passerer 4,5 timer, 14 eller 12 timers hvile mellom vaktene, og 48 timer sammenhengende fri i uka. Arbeid mellom klokka 21 og 23 fra 15 år er en gul advarsel, ikke et brudd. Pausevarselet kommer på alle vakter over 4,5 timer i bedrifter der pausen trekkes automatisk og ikke stemples, og der kan du ikke bli kvitt det.
Uketallene svarer på den stemplede uken fra 23.9.2026. Serveren regner uken både etter planen og etter stemplingene, og Timeliste viser ett varsel per regel: det som gjelder det som faktisk ble jobbet, når det finnes stemplinger.