Kontroll og godkjenning

Kontroll er der du går gjennom måneden før lønn: hva som mangler stempling, hva som avviker fra planen, og hva som er klart. Bare godkjente timer kommer med i lønnsfilen. Rollen din må kunne se timelisten. For å rette tider må den kunne rette stemplede timer, og for å godkjenne må den kunne godkjenne timer.

Siden har tre faner:

• Gjennomgang: registreringene, én rad per vakt, med det som trenger vurdering først.
• Registreringer: den samme lista med alle registreringer i perioden, overskriften er Alle registreringer.
• Per ansatt: én rad per ansatt med hvor mye som gjenstår. Nederst er lenken Arbeidstid per person til Arbeidstidsoversikt med stemplingene og historikken.

Øverst velger du måned med pilene, og Team og Ansatt. Under Flere filtre kan du velge uke i stedet for måned, søke på navn, ansattnummer eller team, og velge prosjekt.

Hvordan ser Kontroll ut på telefonen?

På telefonen kommer det som venter på deg først. De tre tallene står på én rad, og Vurder står ved navnet på hver registrering.

• Trykk Vurder for å åpne registreringen.
• Tilbake-knappen på telefonen, Lukk og Esc lukker den. Du kommer til samme liste, måned, filter og sted i listen.
• Går du til en annen side og så tilbake, står listen der du forlot den.

Hva betyr tallene øverst?

Tre tall for det du har valgt: Trenger vurdering, Klare til godkjenning og Godkjent, for eksempel «34 av 55». De følger måned, team, ansatt og søk, men ikke filtrene i lista under. Vakter som pågår nå er ikke med; de står som «N pågår nå». Trykk på et tall for å se de registreringene.

«19 med uavklart arbeidstid» betyr at arbeidstiden ikke er kjent ennå, for eksempel fordi noen ikke har stemplet ut. Det er ikke det samme som null timer. Mens siden henter, står det en strek i stedet for et tall.

En planlagt vakt som er over uten at noen stemplet, er ikke med i de tre tallene. Under dem står for eksempel «2 planlagte vakter er avsluttet uten registrering.» Trykk Vis vaktene for å se akkurat dem. Har personen godkjent fravær den dagen, regnes vakten som avklart, og det står «dekket av godkjent fravær».

Hva betyr statusene på en vakt?

Filteret Alle avvik over lista viser bare én type, med antallet i parentes. Sorter velger mellom Avvik først, Dato og Ansatt.

Hvordan godkjenner jeg timer?

Trykk Vurder på en rad. Registreringen åpnes til høyre med planlagt mot registrert arbeidstid, tidene og historikken.

• En klar vakt: trykk Godkjenn, eller Godkjenn og neste for å gå rett videre til neste vakt i lista som trenger deg.
• En vakt med avvik: trykk Bekreft som riktig, skriv hva du har kontrollert (for eksempel «avtalt tidlig start»), og trykk Godkjenn uten å endre tidene eller Godkjenn og neste. Grunnen lagres i historikken.
• Pilene nederst blar i lista uten å endre noe.

Flere på én gang: når du har vurdert en registrering, flyttes den til Klare til godkjenning. Der har hver rad en avkrysningsboks, og boksen Velg alle står i overskriften. Kryss av, og trykk Godkjenn valgte i linjen over lista, som viser hvor mange og hvor mange timer du har valgt. Timefly viser hver registrering og timene før noe lagres. Bare de merkede blir godkjent, og bare slik de sto i bekreftelsen: er en av dem endret av noen andre i mellomtiden, blir ingen godkjent, og Timefly ber deg se over utvalget på nytt. Er det ingen klare ennå, står det «Ingen er klare ennå. Vurder registreringene i Trenger vurdering først.».

Vakt på en dag med fravær: godkjenner du en vakt på en dag der den ansatte har godkjent betalt fravær (for eksempel ferie), spør Timefly først og viser navn, dato og fraværet. Godkjenner du likevel, betales dagen både som fravær og som arbeid. For ferie kan du trykke Avlys ferie denne dagen: dagen tas ut av ferien og legges tilbake på feriesaldoen, og endringen står i historikken. En dag midt i en ferie deler ferien i to. Ingenting endres før du velger.

Hva den ansatte ser: ingenting endres for den ansatte når timer godkjennes. Timene står i lønnsfilen du laster ned i Rapporter.

Hvordan spør jeg den ansatte om en vakt?

Åpne vakten med Vurder og trykk Be om avklaring. Skriv hva du trenger å få avklart og trykk Opprett avklaring.

1. Spørsmålet kommer som en melding i Timefly: varsel på telefonen, eller en e-post om at det venter en melding hvis den ansatte ikke har appen. Vakten viser hvordan det ble levert. Står det Ikke levert, trykk Send på nytt.
2. Vakten står som Venter på ansatt og kan ikke godkjennes så lenge spørsmålet er åpent.
3. Den ansatte svarer deg direkte. Trykk Registrer mottatt svar, skriv svaret og trykk Lagre mottatt svar. Svaret lagres med ditt navn og endrer verken timene eller godkjenningen.
4. Rett tidene hvis svaret sier at de er feil; da lukkes spørsmålet. Eller godkjenn vakten slik den står. Du kan også trykke Trekk tilbake spørsmålet.

Hva er en forklaring fra den ansatte?

Den ansatte kan trykke Forklar i telefonappen på en vakt med avvik: glemt utstempling, manglende innstempling, eller stemplet utenfor bedriftens toleranse. Alle som kan rette eller godkjenne timer i bedriften får et varsel, «Forklaring fra Kari», i bjella øverst og som push på telefonen når varselet «Stempling utenfor toleransen» er på. Varselet åpner vakten i Kontroll. Den ansatte selv får ikke varselet. Forklaringen står i vakten når du trykker Vurder:

1. Under Forklaring fra den ansatte ser du teksten, hvem som sendte den og når.
2. Har den ansatte foreslått tider, står de under Foreslåtte tider. De er ikke brukt på vakten. Stemmer de, trykk Rett registrering og skriv dem inn selv.
3. Godkjenn vakten eller rett tidene; begge avslutter forklaringen. Den hindrer ikke godkjenning.

Hadde du allerede spurt den ansatte med Be om avklaring, blir forklaringen svaret på spørsmålet, og vakten kan godkjennes.

Hvordan ser jeg hvem som har noe igjen?

Fanen Per ansatt viser én rad per ansatt med Trenger vurdering, Klare til godkjenning og Godkjent (for eksempel «6 av 10»). Under navnet står for eksempel «3 uten stempling», «1 venter på svar» (du har spurt den ansatte) eller «1 vakt pågår nå» (personen er stemplet inn nå). Trykk på et tall for å se akkurat de vaktene for den personen under Registreringer, eller Åpne for alle. Å velge personen i Ansatt gjør det samme som Åpne. Tilbake til ansatte tar deg tilbake til lista med samme måned, team og søk, og nullstiller Ansatt.

En ansatt er Ferdig kontrollert når alle avsluttede vakter er godkjent, ingen vakt pågår og ingen planlagt vakt er over uten stempling eller godkjent fravær. En ansatt uten avsluttede vakter er aldri ferdig. Ferdig kontrollert betyr ikke at lønnen er sendt. Velg Gjenstående arbeid eller Ferdig kontrollert for å se bare dem, og sorter på Mest å avklare eller Navn.

Hvordan retter jeg en tid?

Trykk Vurder og Rett registrering, skriv de riktige tidene, en begrunnelse, og trykk Lagre retting. Å rette er ikke å godkjenne: vakten står som klar etterpå, og du godkjenner den for seg.

1. Trykk Vurder på vakten, og så Rett registrering.
2. Skriv riktig dato og tid under Stemplet inn og Stemplet ut. Ble pausen stemplet, kan du rette Pause start og Pause slutt. Planlagte tider endres ikke.
3. Under Etter retting ser du arbeidstiden med de nye tidene, etter bedriftens pauseregel.
4. Skriv en begrunnelse, for eksempel «glemte å stemple ut, bekreftet på telefon», og trykk Lagre retting. Er tidene uendret, sier Timefly fra; bruk da Bekreft som riktig eller Godkjenn.

Avbryt retting lagrer ingenting. Åpner du rettingen igjen, står de lagrede tidene der.

Planlagte tider, vakttype og ansatt endrer du i vakten selv: Åpne vakten i menyen ved siden av Be om avklaring.

Er vakten allerede godkjent, fjernes godkjenningen når du endrer en inn-, ut- eller pausetid. Vakten står da som Klar eller Avvik igjen, og du godkjenner den på nytt. I historikken står det Godkjenning trukket sammen med endringen. Det samme skjer hvis den ansatte stempler eller tar pause på en godkjent vakt. Slår du på Godkjent i samme lagring som du retter tiden, blir vakten stående godkjent med de nye tidene.

Tiden kan ikke overlappe en annen stempling for samme person. Da får du «Tiden overlapper en annen stempling for samme person. Rett den andre vakten først.». Rett den andre vakten, og lagre igjen.

Står stemplingen på en annen dag enn vakten, sier vakten for eksempel «Stemplingen er 15.9.2026, vakten er 14.9.2026.». Trykk Flytt stemplingen til vaktens dag, skriv hvorfor, og trykk Lagre. Klokkeslettene blir de samme. Dag og person på en stemplet vakt er låst. Er selve vakten registrert på feil dag, trykk Endre dag likevel i vakten, se Vaktplan.

Legg til registrering øverst lagrer bekreftet arbeidstid for én ansatt: velg Ansatt, Stemplet inn, Stemplet ut, skriv en begrunnelse og trykk Lagre registrering. Den må godkjennes for seg. Tidene 08:00 og 16:00 er bare et forslag, og dagen er den første i måneden du ser på, men aldri før bedriftens startdato og aldri etter i dag. En stempling som ikke er avsluttet, står som «15:02 – ikke stemplet ut». Skriv inn tidene som faktisk ble jobbet. Lar du forslaget stå, må du krysse av for at tidene stemmer før du kan lagre.

Hva den ansatte ser: den ansatte får varselet «Timene dine er endret», med gammel og ny tid og grunnen din. Endringen står også under Endringer i timene mine på den ansattes Profil.

Hvor ser jeg historikken for en vakt?

I vakten under Opprinnelig registrering og historikk, og for en person over en periode i Arbeidstidsoversikt, fanen Eventuelt, under Endringer.

Hver endring i registrert tid lagres med hvem, når, gammel og ny verdi og grunnen:

• I vakten: Opprinnelig registrering og historikk under tidene.
• For en person over en periode: i Arbeidstidsoversikt, fanen Eventuelt, under Endringer.
• Den ansatte ser sine egne endringer på Profil.

Hvordan trekker jeg tilbake en godkjenning?

Trykk Se detaljer på den godkjente registreringen og Trekk tilbake godkjenning. Skriv hvorfor, og trykk Trekk tilbake godkjenning igjen. Tidene endres ikke; registreringen går tilbake til kontroll og er ikke med i lønnsgrunnlaget før du godkjenner den på nytt. Grunnen lagres i historikken. Er måneden lukket under Rapporter, avvises det. Du kan også velge Åpne vakten i menyen og slå av Godkjent, eller Fjern godkjenning i kortets meny på Vaktplan.

Hva gjør jeg når måneden er ferdig?

Når Trenger vurdering og Klare til godkjenning står på 0, er alt godkjent. Trykk Lønnsgrunnlag for å gå videre til Rapporter. Arbeidstid §10-7 (CSV) under Last ned gir arbeidstiden etter arbeidsmiljøloven § 10-7 for perioden og de ansatte du har valgt (måned eller uke).

Hvordan lager jeg bare en rapport over godkjente timer?

Trenger du bare timene, for eksempel til regnskapsføreren, uten lønnssystem, ansattnummer eller lønnsarter:

1. Velg periode, team eller ansatt som du vil ha rapport for.
2. Trykk Last ned og Godkjente timer (CSV).
3. Se over: periode, antall registreringer og ansatte, godkjente timer og hver ansatt med sine timer. Bare godkjente registreringer i utvalget er med; står det at noen ikke er godkjent, er de ikke med.
4. Trykk Lag rapport. Timefly lagrer hvilke registreringer rapporten gjelder, og nedlastingen starter.

Er en registrering endret etter at du åpnet oversikten, lages ingen rapport. Åpne den igjen og se over de nye tallene. Rapporten er ikke lønnskjøring eller utbetaling. Kom i gang viser den som første rapport.

Hvordan laster jeg ned en rapport jeg har laget før?

Under oversikten i Godkjente timer (CSV) står Rapporter laget for perioden: periode, antall registreringer og ansatte, hvem som laget rapporten og når. Last ned igjen gir filen slik den var da den ble laget, også om timene er endret siden. Alle rapportene, for alle perioder, står også under Rapporter → Lagrede rapporter, under filene.

En eldre rapport kan mangle selve filen. Da står det at filen ikke ble tatt vare på, og du lager rapporten på nytt fra Kontroll. Kan filen ikke sendes, for eksempel fordi den ikke lenger er lik rapporten som ble laget, står grunnen under rapporten.

Timefly minner på: den tredje siste arbeidsdagen i måneden og den første i neste måned får de som kan godkjenne timer «Timer ikke godkjent før lønn», hvis noe mangler. Varselet kommer også på e-post.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.