Vaktplan

Vaktplan er der du planlegger hvem som jobber når. Nye vakter er utkast som bare lederne ser. De ansatte ser en vakt først når du publiserer den. Siden krever at bedriften bruker vaktplan (se Kom i gang) og at rollen din kan se vaktplanen. For å endre må rollen også kunne lage og endre vaktplanen.

Øverst velger du visning: Dag, Uke, To uker eller Måned. Pilene og I dag flytter perioden. Hver ansatt har en rad, og raden Ledige vakter samler vakter uten person. Trykk på et navn for å åpne den ansatte, hvis rollen din kan se ansatte.

I en demobedrift åpner Vaktplan på neste uke fra fredag til søndag, så uka du ser er planlagt og ikke stemplet ennå. I dag går alltid til denne uka.

Måned er det samme rutenettet som uken, med én kolonne per dag. Du blar sidelengs, og navnene står fast. En tydeligere strek og «Uke N» markerer hver ny uke. Måneden åpner ved dagen i dag.

Ved navnet står timene mot avtalt arbeidstid. I To uker og Måned gjelder tallene hele perioden du ser på, og den avtalte uken er regnet om til perioden. 37,5 timer i uka blir «av 160,7» i en måned på 30 dager.

På telefonen viser Vaktplan én dag om gangen. Trykk på en dag i raden øverst, eller på en dag i kalenderen i Måned. Listen viser dagens ledige vakter og en rad per ansatt med dagens vakt. Trykk på en vakt for å se hva som gjelder den med ord, og for Åpne, Publiser, Godkjenn, Dupliser til i morgen, Gjør ledig, Merk flere og Slett. Etter Merk flere merker hvert trykk en vakt til. Linjen nederst viser timer og kostnad for dagen og for perioden. Dette gjelder nettsiden på telefonen, ikke telefonappen.

På en datamaskin står Saker og Hugin i et panel ved siden av uka. På et nettbrett eller en smal skjerm åpner Saker seg over planen, og på telefonen trykker du Vis saker. Åpner du en vakt eller Planlegg, tar den plassen i panelet; lukker du den, kommer Saker tilbake.

Navnekolonnen gjør du bredere eller smalere ved å dra i kanten mellom navnene og planen. Bredden huskes i nettleseren.

Kortet viser tiden først, og under den merkene og vakttypen. Hvert merke har sin egen form: mangler stempling, på jobb, venter på godkjenning, godkjent, tilbudt bort og bytte ønsket. Er alt i orden, står det ikke noe merke. Et kort med stiplet kant er en ledig vakt. En vakt som slutter en annen dag enn den starter, viser begge datoene, for eksempel «2.11 22:00–3.11 03:00», her og overalt ellers der en vakt står som tekst. Mer til høyre over rutenettet har Tegnforklaring, Skriv ut, Kopier uke N, Merk alle N og malene.

Hvordan bruker jeg Saker?

Saker samler det du må ta stilling til. Én oppgave er én avgjørelse: flere forhold ved samme vakt vises sammen, og en arbeidsliste teller som én oppgave. Opplysninger som ikke krever noe av deg, står under Opplysninger uten handling og telles ikke.

1. Øverst ser du perioden og teamet oppgavene gjelder. Trykk Endre for å velge en annen uke eller et annet team. Planen følger med.
2. Velg fanen: Å følge opp, Venter (et svar fra en ansatt mangler), Utsatt eller Ferdig.
3. Velg et arbeidsområde: Stempling, Timer, Vaktplan eller Lønn. Du kan også søke etter en person eller en oppgave.
4. Åpne oppgaven. Den viser hva det gjelder, fakta, hvorfor det er viktig og når oppgaven er ferdig.
5. Gjør det oppgaven ber om. Manglende inn- eller utstempling og pause retter du direkte i Saker, med dato, tid og en begrunnelse. En retting er ikke en godkjenning.
6. Når det er lagret, står det Oppgaven er ferdig med det som ble lagret. Trykk Til neste oppgave.

N oppgaver i andre perioder nederst viser bare oppgaver utenfor perioden du har valgt.

Åpne arbeidslisten i Kontroll åpner Kontroll med nøyaktig de registreringene oppgaven gjelder. Tilbake til saken tar deg tilbake til samme oppgave.

Mangler en ansatt opplysninger, for eksempel ansattnummer eller fødselsdato, trykker du på navnet i oppgaven. Ansattkortet åpnes med feltet som mangler. Lagre, og trykk Tilbake til saken øverst for å komme tilbake til samme oppgave.

Ta senere ber deg velge en dag, og du kan skrive hvorfor du venter. Oppgaven flyttes til Utsatt og kommer tilbake under Å følge opp den dagen. Den blir ikke løst eller godkjent. Utsatt og Ferdig gjelder hele bedriften: de andre lederne ser det samme, og Ferdig viser hvem som avsluttet oppgaven og når. Har en annen leder endret oppgaven mens du holdt på, får du beskjed, og listen hentes på nytt.

Hvordan lager jeg en vakt?

Trykk på en tom rute for personen og dagen og velg vakttype, eller trykk Ny vakt øverst til høyre. Vakten lagres som utkast.

1. Trykk på en tom rute for personen og dagen, og velg vakttype. Vil du ha andre tider eller et notat, velg Flere valg.
2. Eller trykk Ny vakt øverst til høyre og fyll ut Ansatt, Dato, Vakttype og tidene. Trykker du på en tom rute mens den nye vakten er åpen, flytter vakten dit, til den dagen og personen, og det du har skrevet blir stående.
3. Trykk Opprett. Vakten lagres som utkast.

Går du fra en vakt du har endret uten å lagre, spør Timefly øverst i vakten: Lagre vakten eller Forkast. Vil du fortsette å redigere, trykker du bare et annet sted i vakten, eller Esc.

En ny bedrift har vakttypen Vakt (08:00 til 16:00) fra start, så den første vakten kan lages med en gang. Navn, farge og tider endrer du under Innstillinger, fanen Vakt- og fraværstyper, der du også legger til egne typer.

Du flytter en vakt ved å dra kortet til en annen rute. I dagvisningen kan du dra i kanten for å endre lengden. Trykk på kortet for å åpne vakten og endre den.

En vakt noen har stemplet på, blir på dagen og hos personen som jobbet den, fordi timene hører til der. Prøver du å dra den, forklarer Timefly hvorfor den blir stående, og i vakten er Dato og Ansatt låst. Tidene kan du rette i vakten, med en begrunnelse. Er vakten registrert på feil dag, trykk Endre dag likevel, velg riktig dag og skriv hvorfor: stemplingen flyttes med, og endringen lagres i historikken med hvem, når og hvorfor. Er timene godkjent, fjern godkjenningen først. Er timene registrert på feil person, slett registreringen med en begrunnelse og registrer timene på riktig person.

Står stemplingen på en annen dag enn vakten, for eksempel etter en eldre flytting, sier vakten «Stemplingen er 15.9.2026, vakten er 14.9.2026.». Trykk Flytt stemplingen til vaktens dag og skriv hvorfor. Klokkeslettene blir de samme, og en tid før innstemplingen havner på dagen etter, som for en nattevakt. Avvik fra planen står i timer og minutter, for eksempel «Inn 23 t 57 min for sent».

Kortets meny har Åpne, Publiser, Godkjenn, Dupliser til i morgen, Gjør ledig og Slett.

Kan jeg endre tidene på en vakt når vakttypen har faste klokkeslett?

Ja. Klokkeslettene på vakttypen er bare forslaget en ny vakt starter med, så tidene kan variere fra dag til dag. Åpne vakten, skriv andre tider i Fra og Til og lagre: vakten beholder vakttypen og får tidene du skrev, og reglene for arbeidstid regner med dem. Selve vakttypen endres ikke, så neste nye vakt av samme type starter igjen med typens tider. Vil du endre standardtidene for alle nye vakter, gjør du det på vakttypen under Innstillinger, fanen Vakt- og fraværstyper.

Hva viser tallene under planen?

På en datamaskin står tallene for perioden du ser på under planen: Tall for dagen i Dag, Tall for uka i Uke og To uker, og Tall for måneden i Måned. Reglene er de samme i alle tre. Trykk på navnet for å legge tallene sammen til én linje, for eksempel «Dekket 40 av 48 timer» og «Lønn % 31,2 %». Uten omsetning viser linjen timene i stedet for lønnsprosenten. I Uke og To uker står hvert tall i den sammenlagte linjen med navnet over og forklaringen under: Dekket med «Klokketimer med nok folk», Timer med «Persontimer», og med omsetning Lønn % med for eksempel «Prognose, 7 av 7 dager». Det du velger, huskes i nettleseren.

• Dekket: hvor mange av timene med behov som har nok folk på jobb. Behovet er det du har satt under Innstillinger → Bemanning.
• Timer: de planlagte timene mot behovet, for eksempel «38 av 40 t». Tallet er oransje når det ligger mer enn 5 % over eller under behovet.
• Omsetning: salget uten mva, som dere skriver inn i Tall for uka. Står det «≈», er det et anslag ut fra de fire siste like ukedagene (se under).
• Lønnskost: lønn med tillegg, feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift. Den vises også uten omsetning.
• Lønn %: lønnskosten delt på omsetningen. Har dere satt et lønnsmål, står det ved siden av, for eksempel «mål 30 %», og under eller ved tallet står «2 400 kr over», «1 100 kr under» eller «på målet». «På målet» betyr innenfor ett prosentpoeng over eller under. Prosenten er oransje fra ett poeng over målet. Dager uten omsetning er ikke med i prosenten for uka eller måneden, og da står det for eksempel «5 av 7 dager».

En stjerne (*) ved kostnaden betyr at noen vakter gjelder personer uten timelønn, så tallet er for lavt. Kan ikke rollen din se lønnskostnader, ser du timene og dekningen, men ingen kroner.

Mangler Timefly noe for å regne, står det på linjen Mangler:, for eksempel Bemanningsbehov, Omsetning, Lønnsmål eller Lønnssats. Hvert ord er en lenke til stedet der du fyller det inn, og holder du musen over, står det hva som mangler. Bruker dere ikke noe av det, trykk × (Vi bruker ikke dette). Da forsvinner det fra Mangler i alle tre visningene. Skjuler du behovet eller omsetningen, forsvinner også tallene som bygger på dem. Valget gjelder bedriften i denne nettleseren. Lønnssats har ingen ×.

Hva står i Tall for uka?

Tall for uka har én rad per tall og én rute per dag. Ukas tall står ved navnet på raden, eller i kolonnen Uka til høyre når skjermen er bred nok. Øverst står også Ledige med timene på de ledige vaktene, og Forrige uke, faktisk med lønnsprosenten forrige uke.

• Timer: trykk på en dag for å åpne den i Dag. Mangler det folk deler av dagen, står det for eksempel «kl. 07-13» i oransje. Er det planlagt mer enn behovet, står det for eksempel «+2 t».
• Omsetning: et felt per dag. For en dag som kommer skriver du forventet omsetning. Står det «≈ 31 500», er det snittet av de fire siste like ukedagene med omsetning, og du kan skrive ditt eget tall over. ↺ går tilbake til snittet. For en dag som er over skriver du faktisk omsetning. Skriv kronebeløpet uten mva, for eksempel 32 000. Et tall under 1 000 blir ikke lagret, og Timefly ber deg skrive hele kronebeløpet. 0 lagres som stengt dag. Tømmer du feltet, fjernes tallet. Er bedriften koblet til Oracle Simphony, er det ingen felt: en hentet dag viser kassens tall med fra Simphony, en dag som er over uten tall viser Ikke hentet, som henter dagen fra kassen, og i dag og framover står snittet med «≈». Se Koble til Oracle Simphony.
• Lønnskost og Lønn % for hver dag. Holder du musen over prosenten, ser du kroner over eller under målet.

Ligger planen over lønnsmålet, står Nå 30 % med Hugin øverst. Knappen spør Hugin hvordan uka kan komme ned til målet etter reglene.

Diagram viser ett diagram per dag. Velg i listen:

• Dekning: hver time farget etter om det er nok folk. Denne finnes når dere har satt bemanningsbehov.
• Bemanning: behovet og hvor mange som er på jobb, time for time, på samme skala hele uka. Bruker dere Simphony, viser grå søyler bak bestillingene per time. Fram i tid er det snittet av samme ukedag.
• Lønn %: en søyle per dag fra 0 til 50 %, med en strek ved målet. Søylen er oransje når dagen er mer enn ett poeng over målet.

I Dekning er en time rød når to eller flere mangler, oransje når færre mangler, og blå når det er minst én for mye. Bruker dere Simphony, vises Bemanning først; ellers Dekning.

Hold musen over en time i Dekning eller Bemanning for å se Behov, På jobb, hvor mange som mangler og antall Bestillinger.

• Lønnskost: dagens lønn delt i Grunnlønn, Tillegg og Sosiale (feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift). Denne ser du bare hvis rollen din kan se lønnskostnader.

Første gang er diagrammene lukket, så planen får plassen.

Etterpå ser du lønnsprosenten måned for måned under Lønnsprosent i menyen.

Hva står i Tall for dagen og Tall for måneden?

Tall for dagen viser Dekket, Timer, Omsetning, Lønnskost og Lønn % for dagen på én linje. Omsetningen skriver du i Tall for uka. Diagrammet Timer er åpent fra start og viser behovet og hvor mange som er på jobb, time for time. Timer der det Mangler folk, er oransje, og timer med minst én For mange, er blå.

Tall for måneden har én kolonne per uke og Måned til høyre, med de samme radene som uka. Står det «prognose», er måneden ikke over. Har dere både omsetning og lønnsmål, viser Diagram grafen Lønn mot mål: hvor mange kroner over eller under målet måneden ligger, lagt sammen dag for dag, og hvor den ender ved månedsslutt. Beløpet er oransje når måneden er mer enn ett poeng over målet.

Bruker dere PowerOffice Go, står Vis lønn mot budsjett under tallene i Måned. Den åpner en graf med lønnskostnaden hittil, en prognose til månedsslutt og månedens lønnsbudsjett, og prognosen blir rød når den går over. Skjul legger den sammen igjen.

Hva står under hvert navn?

• en tynn strek med timene mot avtalt uke. Delen over den avtalte uka er oransje.
• N kveld og N helg: kveldsvakter og helgevakter de siste fire ukene, denne uka med. En kveldsvakt slutter klokka 21 eller senere. Tallet er oransje når personen har mange flere enn snittet, og blått når personen har mye færre. Hold musen over for å se snittet.

Hvordan kontakter jeg en ansatt?

Trykk på navnet i planen. Øverst i panelet som åpner seg, står Ring, Melding og E-post.

• Ring: på mobilen ringer du direkte. På PC-en ser du nummeret stort, Kopier nummer og en QR-kode. Skann koden med mobilen din, så ringer mobilen opp. Ring fra PC virker hvis PC-en har et program for å ringe.
• Melding: skriv en melding på inntil 500 tegn, eller trykk på et av forslagene, og trykk Send. Meldingen går gjennom Timefly, ikke som SMS. Har den ansatte Timefly-appen, kommer et varsel på mobilen, og meldingen ligger i varslene i appen. Uten appen får den ansatte en e-post om at det ligger en melding i Timefly, og leser den når hen logger inn. Selve teksten sendes ikke på e-post. Har den ansatte slått av meldinger fra leder, kommer ingen e-post. Du kan sende inntil 20 meldinger i timen. Melding vises bare når rollen din kan lage og endre vaktplanen.
• E-post: åpner e-postprogrammet ditt med adressen til den ansatte.

Den ansatte kan slå av varsel for meldinger under Profil, Varsler i appen. Meldingen ligger da fortsatt i varslene.

Hva er Plan og Faktisk?

Bryteren Plan | Faktisk i Uke og To uker bytter mellom planlagt og stemplet tid.

• Plan: kortene, timene ved navnet og Tall for uka regnes på den planlagte tiden.
• Faktisk: det samme regnes på stemplet tid. En vakt som pågår, regnes til nå. En vakt som har begynt uten at noen har stemplet, viser «Ikke stemplet». Er stemplet tid minst 15 minutter lengre eller kortere enn planen, står forskjellen på kortet, for eksempel «+40 min». I Tall for uka står «Pågår» på dagen i dag og «Ikke ennå» på dagene som kommer, og uka står som «hittil». Under en dag som er over, står planen, for eksempel «plan 38 t».

Valget huskes i nettleseren.

Hvordan filtrerer jeg planen?

Under verktøylinjen står filterraden, merket Filtre. Først velger du team og rekkefølge, og Vis slår av og på aktiviteter, avdelinger, tilgjengelighet og kostnader. Så kommer Ikke publisert, Brudd, Advarsler, Venter på godkjenning og Bytte og tilbud: de viser bare vaktene som har det, og tallet er hvor mange vakter. Slår du på flere, må vakten ha alle. Trykk igjen for å slå av, eller Fjern filtre. Filtrene endrer aldri vaktene. Er planen smal, for eksempel med Saker åpent, står bare prikken og tallet, og enda smalere blir de én Status-meny. På telefonen ligger filtrene under Filter. Passer ingen ansatte søket eller filtrene, står det i planen, og Tøm søk og filtre viser alle igjen.

Hvordan ser jeg avdelingene?

Avdelingene er slått av til du slår på Grupper etter avdeling under Vis i filterraden. Har de ansatte et team, står de da under teamet sitt i uka. Hver avdeling har en overskrift med antall ansatte og timer, og for hver dag timene. Kan rollen din se lønnskostnader, står også kostnaden mot avdelingens del av budsjettet, rødt når den er over. Budsjettet er dagens omsetning ganger lønnsmålet, delt etter hvor stor del av ukas kostnad avdelingen har.

Trykk på overskriften for å legge avdelingen sammen. Ansatte uten team står under Uten team nederst. Står noen i to team, havner de under det første etter navn. Team setter du på den ansatte under Ansatte. Valget huskes i nettleseren.

Hvordan legger jeg aktiviteter på en vakt?

Åpne vakten. Aktivitetene står som en tidslinje over vakten, med pausen stripete og Hele vakten øverst.

1. Dra over ledig tid på tidslinjen, eller trykk på en ledig halvtime. Et søkefelt åpner seg med de mest brukte aktivitetene.
2. Velg en aktivitet. Skriver du et nytt navn, velger du Bare denne gangen (aktiviteten blir bare på denne vakten) eller Lagre som type «navnet» ….
3. Lagre som type åpner et vindu der du gir aktiviteten Navn, Ikon, Farge, tid på denne vakten og en beskrivelse. Øverst står navn som er brukt Bare denne gangen, så du kan lagre et av dem. Trykk Lagre som type. Da finnes aktiviteten neste gang også.
4. Trykk Mer på aktiviteten for å legge til Steg eller krysse av for Må gjøres. En aktivitet som må gjøres og ikke er gjort når tiden er ute, står som Forsinket.
5. Lagre vakten.

En aktivitet som er lagt inn Bare denne gangen, kan du lagre senere med Lagre som aktivitet i aktiviteten. Trykker du utenfor en åpen aktivitet, lukkes den.

Har personen hatt aktiviteter på samme ukedag de fire siste ukene, foreslår Timefly dem, for eksempel «3 forslag fra fredager». Legg til alle legger dem på vakten, og × skjuler forslagene.

Pakker legger flere aktiviteter på vakten etter hverandre. Kopier fra henter aktivitetene fra en annen vakt, samme dag først, en og en eller alle. Hver aktivitet får sin egen tid der den er ledig, ellers nærmeste ledige tid, ellers Hele vakten. Ingenting legges oppå pausen eller en annen aktivitet. Pausen flytter du ved å dra den, eller med piltastene.

En aktivitet med fast tid må ligge innenfor vakten. Gjør du vakten kortere enn aktivitetene, lagres den ikke: Timefly sier hvilken aktivitet som havner utenfor, og tidene du skrev står igjen. Velg tider som dekker aktiviteten, eller flytt eller fjern den under Aktiviteter først.

Pakker og fargen på hver aktivitet stiller du inn under Innstillinger, Aktivitetsbibliotek.

Hvordan publiserer jeg vaktplanen?

Trykk Publiser N utkast i verktøylinjen, så publiseres alle utkast i perioden du ser på. De ansatte ser en vakt først når den er publisert.

1. Se over uken. Utkast er merket som ikke publisert.
2. Trykk Publiser N utkast i verktøylinjen. Knappen publiserer alle utkast i perioden du ser på.
3. Bryter noen av utkastene en regel, lister Timefly dem og spør Publisere likevel?. Svar ja eller avbryt og rett først.

Vil du publisere én vakt, velg Publiser i kortets meny.

Har bedriften aldri publisert en vakt, står det Neste steg: publiser den første vaktplanen. over planen, og på Hjem med lenken Til vaktplanen. Linjen forsvinner når den første vakten er publisert. De ansatte ser ingen vakter før de er publisert.

Hva den ansatte ser: vakten dukker opp i Min plan på nettsiden og i Kalender og Vaktplan i appen. Den ansatte får et varsel på telefonen og i listen over varslinger: «Vaktplanen er publisert» med antall vakter og den første, eller «Ny vakt» for én vakt. Endrer du tid eller type på en publisert vakt, får personen «Vakten din er endret». Sletter du den, får personen «Vakten din er avlyst».

Hvordan kopierer jeg forrige uke?

Trykk Planlegg og Kopier uke N, se over forhåndsvisningen og bekreft. Kopiene lages som utkast. På en smal skjerm ligger valgene under ⋯ (Mer).

1. Trykk Planlegg og Kopier uke N.
2. Se over forhåndsvisningen: hva som blir laget, og hva som finnes fra før i perioden.
3. Bekreft. Kopiene lages som utkast. Vakter som ville overlappe noe som allerede finnes, blir ikke laget, og heller ikke en ledig vakt som allerede ligger der med samme type og tid. De står under Må rettes.

Står det Har godkjent fravær den dagen eller Mangler og en ferdighet på en rad, lages vakten likevel som utkast. Finn en annen til den i Vaktplan før du publiserer.

Hvordan bruker jeg maler?

Lagre en uke med Planlegg og Lagre uken som mal, og legg den inn senere med Planlegg og Bruk mal «navnet». Vaktene blir utkast. På en smal skjerm ligger valgene under ⋯ (Mer).

1. Trykk Planlegg og Lagre uken som mal. Gi malen et navn og trykk Lagre malen.
2. Senere: Planlegg, så Bruk mal «navnet». Se over forhåndsvisningen og legg den inn. Vaktene blir utkast.
3. Slett mal «navnet» under Planlegg fjerner malen. Vaktene den laget blir stående.

Hvordan får jeg et forslag til hele uka?

Trykk Planlegg og Få et planforslag. Du får tre forslag til hvem som tar de ledige vaktene, velger ett og trykker Lagre som utkast. Ingenting publiseres.

1. Trykk Planlegg. Panelet Planlegg uke N åpner seg.
2. Trykk Få et planforslag. Er uka tom, velger du først hva den skal bygge på, for eksempel Dekk bemanningsbehovet, en vaktmal eller en tidligere uke, og trykker Bruk dette grunnlaget.
3. Du får tre forslag: Lavest kostnad, Som tidligere uker og Fordel helgen jevnt. Det første vises med en gang i planen. Trykk et annet for å se det i stedet.
4. Står det N må vurderes, går du gjennom advarslene og skriver hvorfor du godtar dem.
5. Trykk Lagre som utkast. Publiser når du er klar, som vanlig.

Forslagene følger de samme reglene som resten av vaktplanen: fravær, tilgjengelighet, kontraktstimer, hviletid og ferdighetene vakttypen krever. Kan ikke alle vaktene fylles, står det hvorfor. Du kan da velge Fortsett likevel og tillate at noen går over kontraktstimene, jobber utenfor tilgjengeligheten sin eller tar en vakt uten ferdigheten den krever. Hviletiden etter loven kan ikke fravikes.

Er planen endret siden forslaget ble laget, står det «Planen er endret siden forslaget ble laget. Hent et nytt forslag.», og ingenting lagres.

Hva den ansatte ser: ingenting før du publiserer. Får noen en ledig vakt som allerede var publisert, får de beskjed med en gang, som når du setter dem på vakten selv.

Hvordan legger jeg ut en ledig vakt?

Trykk + Ledig vakt i raden Ledige vakter, eller Gjør ledig på en vakt, og publiser den. De ansatte kan be om den, og den du godkjenner, får vakten.

En ledig vakt er en vakt uten person.

1. Trykk + Ledig vakt i raden Ledige vakter, eller velg Gjør ledig på en vakt som har en person.
2. Publiser vakten.
3. De ansatte ser den på Min side og i Min plan på nettsiden, og kan trykke Ta vakt.
4. Du får «Ønsker ledig vakt» i varslingene. Svar i Varsler under Krever et svar med Godkjenn eller Avslå. Flere kan be om samme vakt. Den du godkjenner, får vakten.

Hva den ansatte ser: alle ansatte får «Ledig vakt» når den publiseres. Den som får vakten, får «Vakten er din». De andre som ba om den, får «Vakten gikk til en annen».

Hva foreslår Hugin i vaktplanen?

Hugin følger med på vaktplanen uten at du spør. Rådene bygger på de samme reglene som varslene: fravær, tilgjengelighet, en annen vakt samtidig, 11 timer hvile, avtalt uke og ukegrensene. Hugin endrer ingenting selv. Du trykker på knappen når du vil bruke et forslag.

• Ny vakt: under tidene står Hugin foreslår med de tre som passer best den dagen og de tidene, med grunnen på én linje, for eksempel «8 t under avtalt uke etter vakten, ingen hvilekonflikt». Trykk Velg for å sette personen på vakten. Den lagres først når du trykker Opprett.
• Ledig vakt: i Hvem kan ta den? står den som passer best øverst, merket Best egnet. Trykk Gi vakten.
• Gjennomgå: under en sak der en annen person kan løse den, sier Hugin om det er trygt eller hva det koster, hva det gjør med timene til den som har vakten i dag, og gir to eller tre forslag med hver sin knapp. Ber noen om ferie, står det hvor mange dager søknaden trekker og hvor mange som er igjen, og om det ikke er nok.
• Etter en endring: når du flytter, bytter, sletter eller endrer lengden på en vakt, står Hugin om … over planen: timene for de berørte mot avtalt uke, nye varsler og varsler som ble løst. Gir endringen et nytt varsel, foreslår Hugin hvem som heller kan ta vakten.
• Hugin ser N ting å se på over planen: ledige vakter med den som passer best, ferie som venter på svar, de som ligger lengst over eller under avtalt uke, og ansatte uten vakter. Trykk Vis alle for resten.

Timene vises bare for roller som kan se timelistene. Den som planlegger, foreslås ikke selv.

Hvordan godkjenner jeg tilbud og bytter?

Gå til Varsler, finn tilbudet eller byttet under Krever et svar, og trykk Godkjenn eller Avslå. Ingenting endres før en leder har godkjent.

En ansatt kan tilby bort en vakt til hvem som helst, eller foreslå bytte med en bestemt kollega. Begge deler venter på en leder før noe endres.

1. Når en kollega har tatt tilbudet, eller begge har sagt ja til byttet, får du et varsel.
2. Gå til Varsler. Under Krever et svar står tilbudet eller byttet med Godkjenn og Avslå.
3. Godkjenner du, flyttes vakten eller vaktene. Begge ansatte får beskjed.

Du kan også avgjøre dette i appen, under Søknader og Til godkjenning, hvis rollen din kan avgjøre søknader.

Hvordan skriver jeg ut vaktplanen?

Trykk Mer og Skriv ut. Du skriver ut det du ser: uken, to uker eller måneden, med filteret du har valgt.

1. Velg uke eller måned, og filtrer på lag eller navn om du vil.
2. Trykk Mer og Skriv ut. Nettleserens utskriftsvindu åpnes.
3. Velg skriver, eller lagre som PDF.

Utskriften er en tabell i svart på hvitt: navnene nedover, dagene bortover, og hver vakt med tid og vakttype. Ledige vakter står på raden Ledig, og et utkast er merket «(utkast)». Kolonnen Timer har hver persons timer, og raden Timer nederst timene per dag og for uka. Fravær står i kursiv i ruten, med «(søkt)» når det ikke er innvilget ennå. En dag personen ikke kan jobbe og ikke har vakt, står som «Fri». Har dere avdelinger, starter hver avdeling med sin egen linje. Øverst står bedriftens navn og ukenummeret, nederst datoen du skrev ut. En uke får plass på ett A4-ark på tvers. En måned skrives ut på stående A4, én uke per side.

Hvordan jobber jeg raskere i planen?

• Angre: ⌘Z på Mac eller Ctrl+Z ellers, eller knappen Angre øverst, tar tilbake den siste endringen du gjorde i planen: en flytting, en kopi, en ny vakt, en ledig vakt eller en endring av flere. Endringen tas tilbake i Timefly, ikke bare på skjermen. Har noen endret vakten etterpå, angres ingenting, og du får beskjed. Publisering og sletting angres ikke herfra.
• Kopier med Alt: hold Alt (Option på Mac) når du slipper en vakt, så blir det en kopi der du slipper den. Ruten viser et pluss. Kopien er et utkast.
• Kopier og lim inn: merk vakter med Shift og klikk, og trykk ⌘C eller Ctrl+C. Pek på en rute og trykk ⌘V eller Ctrl+V. Du kan også høyreklikke på en vakt og velge Kopier, og høyreklikke på en rute og velge Lim inn. Kopiene beholder avstanden i dager mellom seg.
• Flytt flere: dra én av de merkede vaktene, så flyttes alle like mange dager. Med Endre i linjen nederst setter du samme vakttype eller samme tid på alle de merkede, hver på sin egen dag.
• Hurtigtaster: trykk ? eller velg Mer og Hurtigtaster for å se alle.

En publisert vakt du flytter eller endrer, forblir publisert, og den ansatte får varsel, slik som før.

Hvordan endrer jeg flere vakter samtidig?

Trykk Mer og Merk alle N, eller merk vaktene enkeltvis, og velg Publiser, Godkjenn eller Slett for alle de merkede.

Trykk Mer og Merk alle N, eller merk vaktene enkeltvis. Linjen som kommer fram har Publiser, Godkjenn og Slett for alle de merkede. Gikk alt gjennom, lukkes linjen og du får en kort melding, for eksempel «2 utført». Ble noe avvist eller fikk ikke svar, blir linjen stående med det som gjenstår merket; er ingenting merket lenger, har den bare Lukk.

Finn feltene og forklaringene

Vakten har faner for Vakt, Stempling, Aktiviteter og, når den finnes, Historikk. Notat og prosjekt står på Vakt. Flere handlinger åpner du med ⋯ til høyre for fanene. Det du skriver beholdes når du bytter fane. Andre i tidsrommet åpner en egen liste. Lukk listen for å fortsette i vakten. Under Tall for uka velger du Sammendrag eller Detaljert.

Send notatet til den som har vakten

Når vakten er publisert og har et notat, står Send ved siden av Notat. Personen som har vakten er krysset av. Kryss av kolleger som også skal få notatet, og trykk Send til. Har du endret noe i vakten, lagres den først. Notatet kommer som et varsel i Timefly. På låseskjermen og i e-posten står bare fornavnet ditt og tiden for vakten, aldri selve notatet. E-post går bare til den som ikke har Timefly-appen. Notatet legges også i en samtale om vakten i chatten på telefonen, der alle du sendte til er med og kan svare. Skriv aldri noe om helse eller sykdom i et notat.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.