Kom i gang som leder

Her logger du inn første gang, velger bedrift, bestemmer om bedriften bruker vaktplan, og legger inn de ansatte. Alt lederarbeid gjøres på nettsiden app.timefly.no. Telefonappen har bare noen få lederfunksjoner (se Varsler og varslinger).

Hvordan logger jeg inn som leder?

Gå til app.timefly.no, skriv e-postadressen og passordet, og trykk Logg inn. Du kommer til Hjem, eller til Min side hvis rollen din ikke har tilgang til Hjem.

1. Gå til app.timefly.no.
2. Skriv e-postadressen din under E-post (har du en eldre konto, går brukernavnet også) og Passord, og trykk Logg inn.
3. Du kommer til Hjem. Har rollen din ikke tilgang til Hjem, kommer du til Min side.

Har du glemt passordet, trykk Glemt passord? under skjemaet. Ser du ikke lenken, er ikke e-post med nytt passord slått på for Timefly. Da må administratoren sette et nytt passord for deg.

Hvordan bytter jeg bedrift?

Trykk på bedriftsnavnet øverst på siden og velg bedriften i listen. Siden lastes på nytt med rollen du har der.

Jobber du i flere bedrifter, står navnet på den aktive bedriften øverst på siden.

1. Trykk på bedriftsnavnet øverst.
2. Velg bedriften i listen. Den aktive har en hake.
3. Siden lastes på nytt for den nye bedriften, med rollen du har der.

Har du ulagrede endringer, spør Timefly først: Bli og fortsett å redigere eller Forkast endringene og bytt.

Hvordan finner jeg en side eller en oppgave?

Trykk Søk i alt øverst, eller Ctrl K (⌘K på Mac). Skriv det du vil gjøre med dine egne ord, for eksempel «lønn», «timeliste», «timer» eller «tripletex». Velg med piltastene og trykk Enter.

1. Trykk Søk i alt, eller Ctrl K.
2. Skriv et ord. Treffene viser hvor siden ligger, for eksempel «Rapporter → Lønnsgrunnlag».
3. Velg med pil opp og pil ned, og trykk Enter. Esc lukker søket uten å gå noe sted.

Står du i en måned, for eksempel september i Kontroll, åpner Lønnsgrunnlag, Lønnsprosent, Registreringer og Arbeidstid den samme måneden. Har du valgt én ansatt, følger den ansatte med til Lønnsgrunnlag og Kontroll. Innstillinger og Fravær åpnes uten måned.

Står det «Henter oppgaver …», er Timefly ennå ikke ferdig med å hente hva du har tilgang til. Trykker du Enter da, åpnes treffet når det er klart.

Hva viser Hjem?

Hjem er startsiden for lederen: hvem som er på jobb nå, dagens vakter og oppgaver, timene denne uken og det som trenger deg.

Hjem er startsiden for lederen, med eller uten vaktplan. Øverst står når siden sist ble oppdatert, med en knapp for å oppdatere. Kunne siden ikke oppdateres, står det «Kunne ikke oppdatere, viser eldre data», og tallene er fra forrige gang. Under de fire tallene står tre kolonner: bemanning og fravær til venstre, vakter og oppgaver i midten, Trenger deg og Snarveier til høyre. Hvert kort er bare så høyt som innholdet. Hver liste viser de første punktene og sier hvor mange det er i alt, for eksempel «Viser 6 av 12 pågående vakter · Se alle». På telefon kommer Trenger deg først. Hjem viser:

• Ansatte på jobb nå: hvor mange som er stemplet inn akkurat nå. De som har en registrert pause, telles med og vises som «på pause». Den som fortsatt er stemplet inn etter at vakten skulle slutte, telles ikke, men står på en egen linje. Streken viser hvor mange av dem som har vakt akkurat nå etter planen, som er stemplet inn, for eksempel «3 av 3 med vakt nå er stemplet inn». Den sammenligner ikke med alle som har vakt senere i dag.
• Dagens vakter (bare med vaktplan): alle vakter som starter i dag, delt i pågår, senere og avsluttet etter planlagt tid. Streken viser de tre delene i rekkefølge: avsluttet, pågår og senere. Vakter uten ansatt står på en egen linje.
• Åpne oppgaver: oppgaver på dagens vakter som ikke er fullført, og hvor mange som har passert fristen. Står det «Ingen oppgaver planlagt i dag», er det ingen oppgaver i det hele tatt.
• Planlagte timer denne uken: planlagte timer mandag til søndag, hvor mye som er stemplet hittil, og avtalt tid for hele uken. Mangler noen avtalt tid, står det hvor mange som ikke er med. Uten vaktplan viser kortet registrerte timer.
• Dagens bemanning (bare med vaktplan): én rad per team. Den lyse stolpen er planen, den mørke streken er stemplet tid frem til nå. Trykk på en rad eller en stolpe for å se hvem. Team uten vakter i dag er samlet under «team uten vakter i dag · Vis». Har flere enn seks team vakter, vises de første etter navn, og «Ubesatte vakter» vises alltid.
• Pågående og kommende vakter (bare med vaktplan): opptil seks vakter som pågår eller starter senere i dag. I morgen står som én linje, for eksempel «I morgen: 4 vakter · Se morgendagen». «På jobb nå» betyr at personen er stemplet inn. «Ikke stemplet inn» betyr at vakten startet for for lengre siden enn bedriftens toleranse for stempling (15 minutter med mindre den er endret) uten stempling.
• Trenger deg: det du må gjøre, i tre grupper. Haster er vakter uten stempling og åpne stemplinger. Må gjennomgås er avvik, søknader, upubliserte vakter og ansatte som mangler oppsett. Klart for godkjenning er én linje med vakter du kan godkjenne; den åpner timelisten, den godkjenner ikke noe selv. Høyst fem typer varsler vises; er det flere, står det «Viser 5 av 8 varseltyper · Se alle». Hvert punkt er en lenke til siden der du ordner det.
• Kommende fravær: opptil tre godkjente fravær de neste 14 dagene.
• Oppgaver: opptil tre oppgaver som ikke er fullført på dagens vakter, med Fullfør. «Ingen oppgaver planlagt i dag» betyr at det ikke finnes noen; «Alle 4 oppgaver er fullført» betyr at alle er gjort.
• Snarveier: Opprett vakt (eller Legg til registrering uten vaktplan), Registrer fravær, Godkjenn timer og Varsler. Du ser bare de snarveiene rollen din kan bruke.

Kan ikke Hjem hente noe, står det hva som mangler og en knapp Prøv igjen. Et tall blir aldri vist som 0 når det ikke kunne hentes.

Kan bedriften bruke Timefly uten vaktplan?

Ja. En bedrift bruker enten vaktplan eller bare timeregistrering, og stempling, retting, godkjenning og lønnsfil virker i begge.

En bedrift bruker enten vaktplan (lederen planlegger vakter på forhånd) eller bare timeregistrering (de ansatte stempler, lederen retter og godkjenner). Stempling, retting, godkjenning og lønnsfil virker i begge.

Slik bytter du, som administrator:

1. Åpne Innstillinger og fanen Modus.
2. Ved Vaktplan i bruk velger du Ja eller Nei, bare timeregistrering.
3. Endringen gjelder for alle i bedriften med en gang. Ingenting slettes.

Uten vaktplan:

• Vaktplan heter Uka og er startsiden: den samme uken, med det de ansatte har stemplet, og uten publisering og bemanning (se Uka).
• Dagen og Lønnsprosent er grå i menyen og viser en forklaring.
• Hjem teller hvem som er stemplet inn og leder til Arbeidstidsoversikt. Knappen øverst er Legg til registrering.
• Du kan ikke lage planlagte vakter, publisere, bruke maler, eller la ansatte tilby, bytte eller be om ledige vakter.
• En dag noen glemte å stemple, legger du inn i Arbeidstidsoversikt med Legg til registrering (se Arbeidstidsoversikt).

Hvordan kommer jeg i gang som ny kunde?

Prøv demobedriften, opprett så din egen bedrift og gå gjennom oppsettet. Prøveperioden er gratis i 30 dager.

Dette gjelder når du oppretter kontoen selv på app.timefly.no.

Hvordan prøver jeg demoen?

Trykk Prøv demoen gratis på timefly.no og skriv e-postadressen din, eller logg inn med Google, Microsoft eller Apple. Demobedriften har oppdiktede ansatte, og bare du ser den.

1. Trykk Prøv demoen gratis på timefly.no.
2. Skriv e-postadressen din under E-post og trykk Åpne gratisdemo, eller trykk Google, Microsoft eller Apple. Med en ny adresse åpnes demoen med en gang.
3. Har adressen allerede en konto hos Timefly, står det Sjekk e-posten din., og du får en e-post med en lenke hvis adressen kan brukes. Den gjelder i 30 minutter og kan brukes én gang. Finner du den ikke, se i søppelpost.
4. Trykk Åpne demoen på siden lenken åpner. Noen ganger tar det et øyeblikk mens Timefly sjekker at du er et menneske.
5. Første gang åpnes Vaktplan, og Hugin spør hva du vil ha gjort først: Kopier denne uka gir et forslag til vaktplan for en uke, Finn hull i planen viser ledige vakter og dager med for få på jobb, Vis lønnskostnaden viser månedens lønnskostnad. Du kan også skrive noe selv. På datamaskin åpnes Hugin av seg selv. På telefon står «Jeg har et spørsmål til deg» over Hugin-knappen; trykk på den. I forslaget trykker du Kopier for å legge inn vaktene, eller ber Hugin endre noe.
6. Demobedriften har oppdiktede ansatte og bare du ser den. Her kan du prøve alt: godkjenne timer, lage vaktplan og eksportere lønnsgrunnlaget under Rapporter. Ingen får e-post eller varsler herfra. Tilbakestill demodata i stripen øverst setter vakter, fravær og timebank tilbake. Demoen slettes etter 30 dager, og datoen står i stripen.
7. Vil du tilbake senere, trykk Få en ny lenke under Har du en demo? på innloggingen. Da åpnes Hjem.

Hvordan oppretter jeg min egen bedrift?

Trykk Sett opp din bedrift i demostripen, eller Kom i gang med egen bedrift på timefly.no, og skriv navnet på bedriften. Så tar oppsettet deg gjennom arbeidstid og ansatte.

1. Trykk Sett opp din bedrift i demostripen, eller Kom i gang med egen bedrift på timefly.no og Opprett konto med e-post, navn og passord. Trykk på lenken i e-posten du får. Du kan også trykke Fortsett med Google eller Fortsett med Microsoft; da trenger du ingen lenke i e-posten.
2. Skriv navnet på bedriften, og organisasjonsnummeret hvis du vil. Når du har skrevet organisasjonsnummeret, viser skjemaet navnet fra Enhetsregisteret, og navnefeltet fylles ut hvis det er tomt. Kom du inn med demolenken, Google eller Microsoft, velger du også et passord under Velg passord; det er det du logger inn med fra nå, på nettsiden og i appen. Trykk Opprett bedrift. Den nye bedriften er helt adskilt fra demoen. Ingenting kopieres over.
3. Oppsettet har tre trinn: Velg system, Se over og importer og Fullfør med AI. Øverst ser du hvilket trinn du er på. Du kan trykke deg til et hvilket som helst trinn, hoppe over, og gå fra oppsettet når du vil. Så lenge det ikke er ferdig, står Fortsett oppsettet øverst på de andre sidene.

På Velg system velger du systemet dere bruker i dag: PowerOffice Go, Tripletex, Visma, Microsoft 365, Excel eller CSV eller Legg inn selv. Ingenting er valgt på forhånd, og til høyre står det hva som kan hentes fra systemet du velger. Velger du Microsoft 365, en fil eller å legge inn selv, svarer du også på hvilket lønnssystem dere kjører lønn i. Vet du ikke, velg Annet, eller vet ikke. Trykk Fortsett. Ingenting kobles til før du selv gjør det.

1. På Se over og importer finner du først bedriften med organisasjonsnummeret, og kobler til PowerOffice Go eller Tripletex hvis det er det dere bruker. Deretter velger du kildeavdelingene, avdelingene i lønnssystemet som hører til bedriften: kryss av for dem du vil ta med og trykk Se hva vi kan hente. En avdeling som hører til en annen butikk, kan ikke krysses av, og det står hvorfor. Avdelingen sier hvem vi henter, ikke hvilket team de får. Valget gjelder bare importen: avdelingen lønnskoblingen bruker for lønnsfilen, under Innstillinger, Lønn, endres ikke. Timefly tar bare med personer fra avdelingene du krysset av, også om noen prøver å legge til en annen derfra, og husker hvilken avdeling hver person kom fra.

Så ser du hva som ble funnet: ansatte, avdelinger og lønnsarter, hver med en merkelapp som sier om det er Klar til import, Lagret, Støttes ikke, Ikke koblet til, Ingen funnet, Mangler tilgang eller Kunne ikke hentes. Mangler tilgang betyr at lønnssystemet eller Microsoft 365 ikke har gitt Timefly lov til å lese dette. Det står hva som må gjøres der, og Koble til på nytt eller Prøv igjen. Det som er funnet, er ikke lagret. Trykk Se over ansatte for å velge hvem som skal tas med, og Se over lønnsarter for kodene. Etter hver import kommer du tilbake til oversikten. De ansatte får ingen e-post før du selv sender velkomsten. Importen lager også ett team per kildeavdeling, med de ansatte som kom derfra; butikkens egen avdeling blir ikke et team. Raden Team fra avdelingene på oversikten har Lag team om du vil gjøre det på nytt, for eksempel etter at flere er hentet.

Når du er ferdig, trykk Fullfør resten med AI. Vil du ta resten senere, trykk Ta resten av importen senere og velg en dato. Da er importen ikke ferdig, og Kom i gang viser Fortsett importen. Har du slått på tips på e-post, får du ett tips om importen den dagen.

1. På Fullfør med AI skriver du til Hugin om det som mangler, for eksempel «Åpent 10–22 alle dager». Til høyre under Oppsettet ditt ser du hva som er lagret og det neste som mangler. Forslagene fra Hugin kommer under Forslag, hvert med sin egen Utfør. Ber du om flere ting i samme melding, for eksempel åpningstider og bemanning, får du ett forslag for hver. Åpningstidene vises som de sju dagene, og bemanningen som fra, til og antall per dag. Du kan endre tallene i forslaget før du trykker Utfør. Ingenting lagres før du trykker Utfør. Har noen andre endret den samme innstillingen etter at forslaget ble laget, lagres ingenting: verdiene dine blir stående, og du velger Lagre likevel eller Forkast. Rett etter at du har lagret, kan du trykke Angre for å få tilbake det som var der før, så lenge ingen har endret det igjen. Mangler Hugin et tall eller et klokkeslett, spør Hugin i stedet for å gjette. Åpne skjemaet åpner den vanlige siden for det samme. På mobil bytter du mellom Samtale og Oppsett.
2. Trykk Fullfør oppsettet. Da ser du prøveperioden og prisen. Trykk Legg inn kort og start for å legge inn kortet nå, eller Ferdig, legg inn kort senere. Kortet belastes ikke før prøveperioden er over.

Trenger du hjelp, trykk Få hjelp med oppsettet. Hopp over oppsettet avslutter det.

Hvor lenge varer prøveperioden, og hva koster abonnementet?

Prøveperioden er gratis i 30 dager. Abonnementet koster 499 kr i måneden med inntil 20 ansatte, og 20 kr i måneden for hver ansatt utover det, pluss mva.

1. Prøveperioden er gratis i 30 dager. Datoen står øverst på siden, og du får en e-post en uke før og dagen før den slutter.
2. Som administrator åpner du Abonnement i menyen under navnet ditt, eller trykker Start abonnementet i stripen øverst.
3. Siden viser hva det koster med antallet ansatte dere har i dag. Trykk Legg inn kort og start abonnementet. Kortet legges inn hos Stripe.
4. Når abonnementet er i gang, trykker du Administrer betaling for å bytte kort, se fakturaer eller si opp.

Prisen er 499 kr i måneden med inntil 20 ansatte, og 20 kr i måneden for hver ansatt utover det. Mva kommer i tillegg. Administratorer og deaktiverte personer telles ikke. Nye ansatte kommer med fra neste faktura.

Hva er «Velkommen til Timefly!»?

Første gang du som administrator åpner Timefly etter oppsettet, spør Timefly hva du vil gjøre først. Trykk på en oppgave, så åpnes siden der du gjør den, klar til bruk.

Oppgavene avhenger av om bedriften bruker vaktplan, og du ser bare dem rollen din kan gjøre.

Med vaktplan:

• Lag neste ukes vaktplan: Hugin åpnes med «Lag vaktplan for neste uke» skrevet inn. Trykk Send når du vil. Ingenting endres før du godkjenner forslaget.
• Se hvem som mangler stempling i dag: Dagen med Må avklares valgt.
• Sjekk hva uka koster mot salget: Lønnsprosent for denne uka.
• Fyll en ledig vakt: Vaktplan for denne uka. Trykk på en ledig vakt for å se hvem som kan ta den.
• Godkjenn timene og send dem til regnskap: Kontroll med de klare registreringene.
• Få de ansatte inn i appen: Ansatte med dem som ikke har logget inn, og Send invitasjon ved hver som har e-post.

Uten vaktplan (Uka):

• Registrer timer på et prosjekt (eller oppdrag, med bedriftens ord): Legg til registrering i Kontroll åpnes.
• Se timer per kunde denne måneden: Timer per kunde på Prosjekter.
• Lag timerapport til en kunde: timene per prosjekt, med Timerapport klar.
• Godkjenn ukas timer: Kontroll for denne uka med de klare registreringene.
• Send måneden til regnskapsføreren: filene i Rapporter.
• Spør Hugin om timene: Hugin åpnes med et spørsmål skrevet inn, for eksempel om et av prosjektene deres.

Øverst i vinduet står hvor langt dere har kommet, for eksempel «2 av 8 steg er ferdige». Trykk på den linjen for å åpne siden Kom i gang.

Trykk Utforsk på egen hånd eller krysset for å lukke. Vinduet kommer ikke av seg selv igjen. Kom i gang finner du alltid i menyen, og under spørsmålstegnet øverst.

Hva viser siden «Kom i gang»?

Kom i gang i menyen viser veien fra de første ansatte til den første rapporten, som tre faser: Opprett, Kontroller og Rapporter og lønn. Øverst står det ene du bør gjøre nå.

Hvert steg er ferdig når det dere har lagret, viser det, ikke når du har åpnet en side eller lukket et tips:

• Velg arbeidsmåte og startdato: når dere har valgt første arbeidsdag. Velg Vaktplan og timer eller Bare timer, velg datoen rett på siden og trykk Lagre. Velger dere Bare timer, blir vaktutkast liggende og kommer tilbake om dere slår på vaktplan igjen. Vil du endre dato eller arbeidsmåte senere, trykker du Endre på steget og Lagre.
• Legg til ansatte: når det finnes minst én ansatt utenom deg.
• Klargjør ansatte: når alle har avtalt arbeidstid, du selv også. Derfor kan det stå «10 av 10 har avtalt arbeidstid, inkludert deg.» når Legg til ansatte sier «9 ansatte lagt til»: de andre stegene teller ikke deg. Står det for eksempel «3 av 4 har avtalt arbeidstid», åpner Gå til listen med dem det gjelder, og tallet er det samme som Avtalt arbeidstid i Ansatte. Før dere har lagt til ansatte, står det «Ingen ansatte ennå».
• Gå gjennom bransje og tariffavtale: når administratoren har valgt bransje, svart på om dere har tariffavtale (med navnet på avtalen hvis ja), valgt Gjelder fra og bekreftet gjennomgangen under Innstillinger, Regler og pauser, Bransje og tariffavtale. Står det «Mangler: …», er det det som gjenstår. Endres noe senere, også tariffbryteren under Bedrift, må gjennomgangen bekreftes på nytt.
• Lag og publiser første vaktplan (bare med vaktplan): når minst én vakt i vaktplanen er publisert. En registrering du legger til i Kontroll, og en stempling uten planlagt vakt («Stemplet uten plan»), er ikke vaktplan og teller ikke her. De teller under Registrer første arbeidsdag.
• Gi de ansatte tilgang: når alle har logget inn i denne bedriften, eller har satt passord fra invitasjonen bedriften sendte. En invitasjon alene er ikke nok, og innlogging i en annen bedrift teller ikke her. Linjen sier for eksempel «3 av 3 er invitert. 1 av 3 har logget inn.». Er alle invitert, åpner Gå til listen Venter på innlogging.
• Registrer første arbeidsdag: når minst én vakt fra og med første arbeidsdag har en stempling. Med Bare timer åpner steget Legg til registrering i Kontroll, så du kan føre arbeid uten vaktplan.
• Kontroller og godkjenn timer: når minst én vakt fra og med første arbeidsdag er godkjent. Å rette en registrering godkjenner den ikke.
• Velg lønnssystem: når bedriften har valgt lønnssystem, eller Annet, eller vet ikke. Hopper du over oppsettet, står dette steget åpent til du har valgt. Gå til åpner Innstillinger, Lønn og integrasjoner, Lønnssystem. Bare administratoren velger lønnssystem.
• Lag første rapport: når dere har laget minst én fil under Rapporter, eller en rapport over godkjente timer i Kontroll, etter første arbeidsdag og for en periode som når den. Bare rapport over godkjente timer åpner den rett, uten lønnsoppsett.

De tre stegene om arbeid, godkjenning og rapport teller bare det som hører til bedriftens første arbeidsdag og senere, og bare vakter for folk som er med i bedriften. Eldre vakter og rapporter fra før startdatoen gjør ingen av dem ferdige. Har dere ikke valgt første arbeidsdag, regnes dagen bedriften ble opprettet i Timefly som første arbeidsdag.

Trykk Pause veiledningen om du ikke vil bli guidet nå. Stegene blir som de er, og siden blir liggende i menyen. Fortsett veiledningen slår den på igjen.

Før første arbeidsdag står det i Kontroll «Vi venter på første arbeidsdag» med datoen, i stedet for at noe mangler. Etter den, og før noen har registrert arbeid, sier Kontroll hvorfor listen er tom: at ingen vakter er publisert, at første vakt ikke har begynt, at ingen har logget inn i appen ennå, eller bare at ingen har registrert noe. Ingen regnes som manglende av den grunn. En vakt som er over uten stempling, står derimot i listen som manglende registrering.

Et steg som en annen med tilgang skal gjøre, har ingen Gå til. Der står «Gjøres av en annen».

Venter et steg på et annet, står det hva som må gjøres først, for eksempel «Registrer første arbeidsdag først». Er importen fra oppsettet ikke ferdig, står Fortsett importen øverst, med datoen du valgte. Er importen ferdig og oppsettet ikke, står Fullfør med AI. Har dere ingen ansatte ennå, står Velg system.

Tips på e-post

Under Tips på e-post kan du krysse av for Send meg korte tips om oppgaver som gjenstår. Det er av til du slår det på, og gjelder bare deg i denne bedriften. Tipset handler bare om det neste steget du selv kan gjøre, høyst ett om dagen, mandag til fredag. Minn meg senere under det neste steget velger en dato før du får tips om det steget. Steget blir som det er.

Står det «Utsending av tips er ikke slått på ennå», er valget ditt lagret, men Timefly sender ingen tips ennå.

Har du satt resten av importen fra oppsettet på vent, får administratoren som har slått på tips, ett tips den dagen du valgte, så lenge importen ikke er gjennomgått.

Lenken i et tips åpner Kom i gang og viser hvordan det står nå. Er steget allerede gjort, står det det. Gjelder lenken en annen bedrift, trykker du Bytt til … selv. Lenken gjør ingenting av seg selv.

Nederst i hvert tips er en lenke som slår av tipsene med ett klikk, uten å logge inn. Den gjelder bare deg og bedriften tipset handler om. Siden som åpnes, sier «Tipsene er slått av». Mange e-postprogrammer viser også en egen knapp for å avslutte, og den gjør det samme. Vil du ha tipsene igjen, slår du dem på under Tips på e-post.

Valgfritt oppsett: tilkoblingen til lønnssystemet

Administratoren kan lagre en plan for tilkoblingen til Tripletex eller PowerOffice Go før den er klar: under Innstillinger, Lønn og integrasjoner, Plan for tilkoblingen til …. Kryss av for hva som skal hentes og sendes, velg hvem som fullfører, og eventuelt en dato for påminnelse. Trykk Lagre utkast. Utkastet blir liggende, også om du lukker nettleseren. Du finner det igjen under Kom i gang, Valgfritt oppsett, og i Oppsett og oppfølging i Innstillinger.

Fra 5.11.2026 er utkastet bedriftens, ikke ditt alene. Alle administratorene i bedriften ser det samme utkastet, kan fortsette og fullføre det, og det står hvem som lagret det sist og når. Har en annen lagret mens du hadde det åpent, blir ingenting overskrevet: du ser hvem som endret det, og velger Behold mine endringer eller Bruk det lagrede.

Påminnelsen på datoen går til den som er valgt under Hvem fullfører tilkoblingen?, og bare om den personen har slått på tips under Kom i gang. Er ingen valgt, får hver administrator som har slått på tips, påminnelsen.

Sett på pause beholder valgene og stopper påminnelsen. Ta opp igjen slår den på. Utkastet kobler ikke til noe. Tilkoblingen er ferdig først når den er koblet til med nøkkelen. Under Hvem fullfører tilkoblingen? står administratorene i bedriften, for bare de kan koble til. Står det «Den direkte koblingen er ikke slått på ennå», kan ingen koble til nå, og valgene i utkastet blir liggende.

Hva foreslår Hugin når jeg åpner det?

Når samtalen er tom, viser Hugin opptil tre forslag under Prøv for eksempel. Forslagene følger siden du står på og hvor langt bedriften har kommet i Kom i gang. Trykk på et forslag, så gjør Hugin oppgaven med en gang.

• Uten ansatte: hvordan du henter dem inn fra lønnssystemet eller en Excel-fil.
• På Vaktplan: den ledige vakta, utkast uten brudd som kan publiseres, eller brudd som bør fikses.
• På Kontroll: vaktene som venter på godkjenning, med antallet.
• På Rapporter: å gjøre forrige måned klar for lønn, og hvorfor lønnsprosenten er over målet denne uka.
• På Fravær: hvem som har søkt fravær, og om dere har nok folk de dagene.

Du får bare forslag du har tilgang til å gjøre. Hugin sender ikke timer til lønnssystemet, henter ikke ansatte og gjør ikke noe i HMS. Det gjør du selv.

Hva bør jeg sette opp før den første uken?

Arbeidstid, pause, stempling, vakt- og fraværstyper og lønn i Innstillinger, og ansattnummer, timelønn og avtalt arbeidstid på hver ansatt.

Sett opp dette i Innstillinger før de ansatte begynner å stemple. Se Innstillinger for hva hver innstilling gjør.

1. Arbeidstid: avtalt daglig arbeidstid og Avtalt ukentlig arbeidstid (heltid i bedriften).
2. Pause: om pausen trekkes alltid (ubetalt, 0 minutter hvis den er betalt), eller bare når den stemples.
3. Stempling: GPS, og hvor arbeidsplassen er på kartet, hvis dere vil bruke det.
4. Vakt- og fraværstyper: vakttypene deres, og en lønnsart på hver fraværstype som skal med i lønnsfilen.
5. Lønn: lønnsarter og satser for tillegg og overtid (bare administratoren).
6. På hver ansatt: ansattnummer, timelønn, og egen avtalt arbeidstid for dem som jobber deltid.

Hvordan legger jeg inn en ny ansatt?

Gå til Ansatte, trykk Ny ansatt, fyll ut navn, fødselsdato, brukernavn og e-post, og trykk Opprett. Invitasjonen sender du etterpå.

1. Gå til Ansatte og trykk Ny ansatt.
2. Fyll ut Fornavn, Etternavn, Fødselsdato, Brukernavn og E-post, og velg Team (står allerede hvis du har valgt et team i listen).
3. Opprettelsen sender ingen e-post og ber ikke om passord. Personen kan ikke logge inn før du inviterer.
4. Velg Timelønn eller Fastlønn, og skriv satsen under Timelønn, kr per time eller Månedslønn, kr, med komma, for eksempel 195,50. Feltet vises bare hvis rollen din kan se lønn. Under avtalt arbeidstid velger du Heltid (følger bedriften, …), eller Deltid og skriver timene per uke, for eksempel 22,5.
5. Trykk Opprett. Du kommer til den ansattes side, eller tilbake til oppsettet hvis du kom derfra.
6. Trykk Se og inviter for å sende invitasjonen, og Rediger for å legge inn ansattnummer og Ansatt fra (se Ansatte).

Hva den ansatte ser: med invitasjonen får den ansatte en e-post med en lenke der de lager sitt eget passord. Deretter logger de inn i telefonappen eller på nettsiden med brukernavnet.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.