Innstillinger

Innstillinger styrer hvordan Timefly regner og hva de ansatte ser. De fleste innstillinger gjelder hele bedriften, for alle, fra neste gang siden eller appen henter data. Her står det for hver fane hva innstillingen endrer, for hvem og når.

Rollen din må kunne endre driftsinnstillinger for å åpne siden. Fanene Modus, Lønn og Roller, og bedriftens navn, organisasjonsnummer og tariffavtale, kan bare administratoren endre. Andre ser dem med Bare administrator kan endre denne siden., og feltene er låst.

Innstillingene gjelder bare den bedriften du er logget inn i. Jobber du i flere bedrifter, endrer du ikke de andre.

Endringer i feltene lagres når du går ut av feltet. Brytere lagres med en gang.

Kan en endring ikke lagres, står grunnen rett under innstillingen, og det du skrev står igjen i feltet. Har noen andre endret den samme innstillingen mens du hadde siden åpen, lagres ikke din endring over deres: Timefly sier det, viser verdien som er lagret nå, og du kan endre igjen om den skal være annerledes.

Hva er «Oppsett og oppfølging»?

Øverst på siden, over kategoriene, står det som mangler i bedriftens oppsett. Det regnes ut fra det som er lagret, ikke fra hvor langt du har kommet i et oppsett:

Én nødvendig og én valgfri oppgave vises om gangen. Senere legger en valgfri oppgave bort, og Skjul legger hele feltet sammen. Valget lagres for deg i denne bedriften, så det gjelder også på en annen maskin eller telefon; ingenting regnes som gjort før opplysningen faktisk er lagret. Mangler ingenting, vises feltet ikke. Kan Timefly ikke lese noe av det, står det hva, med Prøv igjen.

Kunne Timefly ikke hente noe på nytt, for eksempel lønnsartene, mens du hadde siden åpen, står det under oppfølgingen hva og når det sist ble hentet, med Prøv igjen. Det du ser, kan da være utdatert.

Kom du til Innstillinger fra en annen side, for eksempel en sjekk under Rapporter, tar Tilbake til siden du kom fra deg dit igjen, med samme måned og utvalg, selv om du har åpnet flere deler av Innstillinger i mellomtiden.

Øverst til høyre åpner Oppsett og veiledning «Kom i gang» for administratoren. Andre får Veiledning, som åpner denne siden.

Hva endrer fanen Bedrift?

Bedriftens navn, organisasjonsnummer og tariffavtale, som bare administratoren kan endre, og språket på ledersidene for deg.

Hva endrer fanen Arbeidstid?

Avtalt daglig og ukentlig arbeidstid, starten på 52-ukersperioden for overtid, og åpningstidene de ansatte kan si seg tilgjengelige i.

Setter du avtalt daglig arbeidstid over 9 timer, varsler ikke Timefly om dager over 9 timer lenger, bare om dager over tallet du satte.

Hva er «Bransje og tariffavtale»?

Under Innstillinger, Regler og pauser, Bransje og tariffavtale går administratoren gjennom hva slags arbeid bedriften gjør, om en tariffavtale gjelder, og fra når. Det er steget Gå gjennom bransje og tariffavtale på Kom i gang.

1. Velg Bransje. Har dere organisasjonsnummer, foreslår Timefly en bransje fra Enhetsregisteret; trykk Bruk forslaget for å velge den. Under står hva dere bør sjekke for bransjen.
2. Svar på Har dere tariffavtale?: Vet ikke ennå, Nei eller Ja. Med Ja skriver du navnet på avtalen. Svaret er det samme som bryteren Tariffavtale under Bedrift.
3. Velg Gjelder fra.
4. Kryss av Jeg har gjennomgått bransje, tariffavtale og dato og trykk Lagre gjennomgangen. Uten krysset lagres det du har fylt ut, og steget står som «Må avklares».

Hvordan stiller jeg inn pausen?

Under Pause svarer du først på Er pausen betalt? ved å velge ett av to kort:

• Betalt: pausen er del av arbeidstiden, og ingenting trekkes. Velg dette når de ansatte ikke fritt kan forlate arbeidsplassen i pausen, eller det ikke finnes et egnet pauserom (arbeidsmiljøloven § 10-9)
• Ubetalt: pausen trekkes fra vakter over 5,5 timer. Da vises to valg til: - Pauselengde i minutter, 30 som standard. Skriver du 0, blir pausen betalt. Under 30 minutter minner siden om at loven krever minst 30 minutter pause til sammen når dagen er 8 timer eller mer - Ansatte stempler pausen (valgfritt). Stemples en pause som er lengre enn pauselengden, trekkes den i stedet. Stemples ingen pause, trekkes pauselengden likevel. Timefly varsler når en vakt over 5,5 timer mangler pause, og fra 22.9.2026 når dagen ble mer enn to timer lengre enn vakten uten at det er stemplet en pause på minst en halv time etterpå («Mangler overtidspause»)

Boksen Slik blir det viser hva valget betyr: med 30 minutter ubetalt pause blir en vakt fra 08:00 til 16:00 7,5 timer betalt, og en vakt fra 10:00 til 15:00 5 timer, fordi den er under 5,5 timer.

Bruker bedriften den gamle innstillingen «bare stemplet pause», står en melding øverst: bare pausen som stemples, trekkes, og glemmer en ansatt å stemple, betales hele vakten. Knappen Bytt til ubetalt pause flytter bedriften til Ubetalt med stempling, så en glemt pause trekkes med pauselengden.

Et bytte gjelder fra nå: vakter som alt er stemplet, regnes som før. Pauselengden lagres ikke på hver vakt, så en ny lengde, også 0 for betalt pause, gjelder også vakter som alt er stemplet, neste gang lønnsfilen lastes ned. Derfor spør Timefly før en ny lengde lagres, og sier hvor mye som trekkes før og etter. En lønnsfil som alt er lastet ned eller sendt, endres ikke. En pause som er startet, kan alltid avsluttes.

Hvordan slår jeg på GPS ved stempling?

Slå på GPS på stempling, sett Radius og marker Arbeidsplassen på kartet. Posisjonen sjekkes bare i appen.

Hva endrer fanen Modus? (administrator)

Om de ansatte ser hverandres vakter, og om bedriften bruker vaktplan eller bare timeregistrering.

Lagrer to administratorer samtidig, får den siste beskjed om at innstillingen er endret av noen andre, og må laste siden på nytt.

Hva endrer fanen Prosjekter? (administrator)

Om bedriften bruker prosjekter, om en vakt må ha prosjekt, og hva dere kaller det. Se Prosjekter for hvordan prosjektene brukes.

Hvor legger jeg inn bemanningsbehovet?

På fanen Bemanning: skriv hvor mange personer dere trenger per time for hver ukedag. Dagen tegner oppsatte personer mot dette. Behovet gjelder hele bedriften, så alle ledere ser det samme.

Timene i tabellen følger åpningstidene. Har bedriften ikke satt åpningstider, vises alle timene fra 00 til

1. Er bedriften koblet til Simphony, står et Forslag under hver ukedag. Bestillinger utenfor

åpningstiden er ikke med i forslaget, og timene det gjelder står under forslaget. Har ingen ukedag et behov ennå, står en linje øverst: trykk Bruk forslaget der for å lagre forslaget for alle dagene som har et. Vi bruker ikke dette fjerner linjen i denne nettleseren.

Har nettleseren din tall fra før 25. september 2026, da behovet, satsene, lønnsmålet og omsetningen ble lagret bare i nettleseren, viser Innstillinger en melding én gang. Lagre for bedriften lagrer det bedriften ikke har fra før; Forkast sletter nettleserens kopi.

Hvordan lager jeg et team?

Trykk Nytt team og gi det navn i listen. Hvem som er med, velger du på den ansattes side.

Nytt team lager et team. Du gir det navn i listen. Fjern virker bare når ingen er med i teamet. Hvem som er med, velger du på den ansattes side. Team er grupper og filter, ikke rettigheter.

Hvordan endrer jeg vakttyper og fraværstyper?

På fanen Vakt- og fraværstyper lager du vakttyper med navn, farge og tider, velger hvordan ferien telles, og slår fraværstyper på eller av og gir dem lønnsart.

Vakttyper: Ny vakttype med navn, farge og standardtider. Nye vakter får typens tider. Endrer du navnet, vises det nye navnet på alle vakter av typen. En type som er i bruk, kan ikke slettes. Typen som stemplingsklokka gir en vakt uten plan, er merket.

Feriedager, Ferien telles i: virkedager (mandag til lørdag, 25 dager) eller arbeidsdager (mandag til fredag, 21 dager). Gjelder ferie som innvilges etter endringen. Fravær som allerede er innvilget, telles ikke om.

Fraværstyper: bedriften har de vanlige norske typene, noen slått på. Bryteren På eller Av styrer om de ansatte kan søke om typen. Trykk på en type for å endre:

Fra 23.9.2026 finnes typen Foreldrepermisjon uten lønn (utvidet), for ulønnet permisjon rett etter foreldrepengeperioden (arbeidsmiljøloven § 12-5 andre ledd). Den er slått Av til dere slår den på.

Fra 20.10.2026 finnes typen Svangerskapspermisjon, for permisjon i inntil tolv uker under svangerskapet (arbeidsmiljøloven § 12-2). Den er ulønnet, varsler lederen når en søknad er over 84 dager, og er slått Av til dere slår den på.

Egendefinert type lager en ny fraværstype. De innebygde typene kan slås av, men ikke slettes. Slår du av en type, kan ingen søke om den, men søknader som allerede er sendt, kan fortsatt innvilges.

Hvor lager jeg ferdigheter, som Nøkler eller Skiftleder?

Under Ferdigheter, i gruppen Vakter og aktiviteter: Ny ferdighet spør etter navnet først, og under hver ferdighet krysser du av vakttypene som krever den. Hvem som har ferdigheten, velger du på ansattkortet. Se Ansatte for hele fremgangsmåten.

Hvor lager jeg aktiviteter til vaktene?

Under Aktivitetsbibliotek: Ny aktivitet legger til en, Farge velger fargen den har på vakten, og Pensjoner tar en aktivitet ut av listen uten å slette den fra vaktene.

Listen over aktiviteter som kan legges på vakter, med ikon, farge, beskrivelse og hvor mange vakter de står på. Aktiviteter lages også når du legger en ny aktivitet på en vakt og velger Lagre som aktivitet. En aktivitet lagt inn Bare denne gangen kommer ikke i listen. Pensjoner tar en aktivitet ut av listen uten å slette den fra vakter den står på, og Ta i bruk henter den tilbake.

Pakker under listen er aktiviteter som legges på en vakt sammen, etter hverandre. Ny pakke lager en. Gi den et navn, legg til aktiviteter med Legg til en aktivitet …, og skriv hvor mange minutter hver skal ta. Uten minutter blir aktiviteten Hele vakten. Endringene lagres med en gang. På vakten velger du pakken under Pakker. Se Vaktplan.

Hva stiller jeg inn under Lønn? (administrator)

Lønnsart for vanlige timer, kjøring og kostnadssteder, koblingen til Tripletex, arbeidsgiverkostnader, lønnsarter og satser for tillegg og overtid, og hva som skjer med ubrukt avspasering.

Øverst står en oversikt med en linje for hver del: lønnsfilen, ansattnumrene, Hent ansatte, den direkte koblingen, satsene og historikken. Er dere koblet til Tripletex eller PowerOffice Go, kan administratoren trykke Sjekk tilkoblingen: Timefly spør lønnssystemet, og sier om nøkkelen virker eller hvorfor ikke, med Koble til på nytt. Timefly henter ingenting av seg selv; alt hentes når du trykker. Linjen for historikken viser den siste filen som er lagret, og den siste sendingen. Om en fil er lest inn i lønnssystemet, vet ikke Timefly; det ser du der. Mangler flere ansatte nummer, åpner Se ansatte uten nummer listen over akkurat dem. Hent fra fil under Hent ansatte åpner importen fra Excel eller CSV, der du ser og velger de ansatte før de legges inn. Ingen blir invitert av det; se Ansatte.

Lønnssystem: systemet dere kjører lønn i, Tripletex, PowerOffice Go eller Visma, eller Annet, eller vet ikke. En ny bedrift har ikke valgt noe, og da står det Velg lønnssystem til du velger. Til da kobler ikke Timefly til noe lønnssystem, og Rapporter lager CSV, Excel og PDF. En egen Visma-fil støttes ikke ennå: velger dere Visma, lager Timefly Tripletex-filen.

Lønnsart for vanlige timer: nummeret lønnssystemet har for timelønn, brukt på grunnlønnen i lønnsfilen og i Tripletex. Står feltet tomt, brukes 100. I Tripletex er standarden 2001 (Timelønn); står grunnlønnen som ukjent lønnsart i Tripletex, skriv inn nummeret derfra.

Lønnsart for tillegg 1. og 17. mai: nummeret for tillegget når noen jobber 1. eller 17. mai. Feltet er tomt til du fyller det ut, og da stopper Kontroller eksporten for en mai med slike timer. Fri med lønn de to dagene går under lønnsarten for vanlige timer.

Kjøring: tre ting for turer de ansatte kjører i egen bil.

• Lønnsart for kjøring: nummeret lønnssystemet har for kilometergodtgjørelse, for eksempel 5001 i Tripletex eller 300 i PowerOffice Go. Kilometerne sendes på den, uten sats; lønnssystemet regner ut godtgjørelsen og hva som er skattepliktig. Står feltet tomt og det finnes godkjent kjøring, stopper sendingen med beskjed om det.
• Sats per km (valgfritt): bare for bedrifter uten Tripletex eller PowerOffice koblet til. Lønnsgrunnlaget og filen viser da beløpet, delt i skattefritt (inntil 3,50 kr per km i 2026) og skattepliktig. Timefly betaler ingenting; beløpet er til lønnskjøringen.
• Kostnadssteder: hvor kjøring og utlegg hører hjemme. Er dere koblet til Tripletex eller PowerOffice Go, trykker du Hent fra Tripletex (eller PowerOffice): avdelingene og prosjektene derfra blir listen, og avdelingen eller prosjektet følger kjøringen til lønn. Uten kobling skriver du listen selv, med kode og navn, og trykker Legg til. Et kostnadssted kan få nytt navn eller arkiveres, aldri slettes, så gamle turer beholder sitt.

Ingen tillegg for fastlønte unntatt arbeidstidsreglene: står på Nei til du slår det på. På Ja får en person med fastlønn som er merket Ledende stilling eller Særlig uavhengig stilling på ansattkortet, ingen kvelds-, natt- eller helgetillegg i lønnsfilen. Overtid får de uansett ikke. Den som har timelønn, eller ikke er merket, får tilleggene som før.

Merarbeid for ansatte på fastlønn: gjelder en person med fastlønn som jobber mer enn den avtalte uken, sin egen på ansattkortet eller bedriftens, for eksempel 20 timer når bedriften har 37,5. Timene over den avtalte uken, opp til overtidsgrensen i overtidsregelen, er merarbeid. Det gjelder også en heltidsansatt: 40 timer på en uke på 37,5 gir 2,5 timer merarbeid. Står bryteren på Ordinær lønn (slik den står fra start), betales de med timelønnen på en egen linje, Merarbeid. Slår du den til Overtid, betales de som overtid fra den avtalte uken. Loven krever bare ordinær lønn; gir arbeidsavtalen eller tariffavtalen overtidstillegg, velger du Overtid. Har personen avtale om fleksitid, går timene i timebanken i stedet. Den som har timelønn, får betalt hver time som før.

Tripletex (beta): kobler bedriften til Tripletex, så Rapporter kan sende måneden rett dit. I Tripletex åpner du brukeren din, fanen API-tilgang, og trykker Ny nøkkel. Velg Timefly som applikasjon, gi nøkkelen tilgang til lønn og ansatte, og kopier den. Lim den inn under Tripletex her og trykk Koble til. Du ser navnet på bedriften i Tripletex når det er koblet til. Koble fra fjerner nøkkelen; det som er sendt, står der fortsatt. Står det at koblingen ikke er slått på ennå, bruker du Tripletex-filen så lenge. Ansatte, lønnsarter, avdeling og kontoer fra Tripletex står i Koble til Tripletex.

Oracle Simphony: for administratoren, i alle bedrifter. Henter omsetningen per dag uten mva fra kassesystemet hver natt kl. 05, til Tall for uka og Lønnsprosent. Tall du har skrevet selv, blir stående. Se Koble til Oracle Simphony.

PowerOffice Go (beta): vises når Lønnssystem står på PowerOffice Go. Trykk Koble til PowerOffice, eller lim inn klientnøkkelen fra Go. Herfra kobler du ansatte og lønnsarter, velger butikkens avdeling, kontoer for omsetning og lønn, og ser lønn, kontrakt og permisjoner i Go. Steg for steg i Koble til PowerOffice Go.

Arbeidsgiverkostnader: arbeidsgiveravgift, pensjon og Feriepenger i prosent. Feriepenger er 10,2 % til du endrer dem (12 % hvis tariffavtalen gir femte ferieuke). Arbeidsgiveravgiften regnes av lønn, feriepenger og pensjon, og eksempelet under feltene viser hva 1 000 kr i lønn koster. Satsene brukes bare i kostnadsanslagene på Hjem, Vaktplan, Dagen og Lønnsprosent, ikke i lønnsfilen, og gjelder hele bedriften. Bare administratoren kan endre dem.

Lønnsarter og satser: tillegg og overtid i lønnsfilen.

1. Trykk Ny lønnsart. Skriv Navn, Kode (lønnsartnummeret i lønnssystemet), velg Beregning (Kroner per time eller Prosent) og Sats.
2. Trykk Ny regel på lønnsarten. For et tillegg: velg Dag og tidsrom Fra og Til. Står Til tomt, gjelder den til midnatt. Fra og Til kan stå på minuttet, for eksempel 21:30: bare minuttene i tidsrommet får tillegget. For overtid: skriv Terskel, timer per uke.
3. Lagre. Et tillegg for flere dager trenger én regel per ukedag.

Er bedriften koblet til PowerOffice og har ingen lønnsarter ennå, står en linje over Lønnsarter og satser: trykk Hent fra PowerOffice for å velge tilleggene og overtiden fra PowerOffice under Koble ansatte og lønnsarter. Vi bruker ikke dette fjerner linjen i denne nettleseren.

To tillegg som gjelder samme time, betales begge. Skal det ene vike for det andre, åpner du lønnsarten med Endre sats og velger det andre tillegget i Betales ikke i timer med. Eksempel: Helg satt til Natt gir en time lørdag natt bare nattillegg, mens lørdag kveld før natten fortsatt får helgetillegg. Under navnet i tabellen står det da «Ikke i timer med Natt».

Endringer i satser og regler gjelder lønnsfilen for alle perioder neste gang den lastes ned, også tidligere måneder. Når du endrer en sats under Endre sats, står den gamle og den nye over Lagre, med det samme: satsen har ingen dato, og en lønnsfil som alt er lastet ned eller sendt, endres ikke. Fra 23.9.2026 kan du ikke lagre en regel med Terskel, timer per uke på en lønnsart i Prosent under 40, og ikke senke en slik lønnsart under 40. Da står det «Overtidstillegget må være minst 40 prosent (arbeidsmiljøloven § 10-6 (11)).» En lønnsart i Kroner per time sjekkes ikke når den lagres, men er tillegget under 40 % av timelønnen til en ansatt, står det «overtidstillegg under 40 %» på linjen under Kontroller. En overtidssats under 40 % som ble lagret før, er merket Overtid under 40 % (AML §10-6) og betales som den er. Du kan gi den nytt navn eller heve satsen, og Rapporter nevner den under Kontroller.

Har bedriften ingen overtidsregel, regner Timefly likevel overtid etter loven: timer over 9 om dagen eller 40 i uken står på linjen Overtid (lov) med 40 % tillegg. Linjen har ingen lønnsart, så lønnsfilen kan ikke sendes før du legger inn en lønnsart med en regel med Terskel, timer per uke. Den regelen erstatter linjen.

Ubrukt avspasering: hva som skjer med timer i timebanken som ikke er tatt ut. Du må kunne se lønn for å endre dette.

• Ubrukte timer: Utbetales på en dato eller Overføres til neste år.
• Utbetalingsdato, dag og måned: for eksempel 31.12. Vises bare når timene utbetales på en dato. Rapporter minner deg på det i perioden med datoen. Selve utbetalingen gjør du med Utbetal på ansattkortet; den skjer aldri av seg selv.
• Lønnsart for utbetalt avspasering: koden lønnssystemet bruker for timene som utbetales. Uten kode stopper eksporten under Rapporter.

Den som slutter, får alltid timene utbetalt, hva du enn har valgt.

Lønnsperiode er månedlig og kan ikke endres.

Hva endrer fanen Roller? (administrator)

Hvilke rettigheter hver rolle har, også om rollen kan bruke AI-assistenten Hugin. En endring virker ved neste handling for alle som har rollen.

Bruke AI-assistenten gir rollen AI-assistenten Hugin. Den kan bare gjøre det rollen ellers har lov til, og ingenting lagres før personen trykker på knappen i forslaget. Administratoren har den alltid.

Se Ansatte, «Hva er en rolle?». En endring i en rolle virker ved neste handling for alle som har rollen.

Hvordan stiller jeg inn varslene for bedriften?

Under Tilgang og historikk og Varsler slår du av og på hver type push-varsel for hele bedriften, og velger når de kommer.

• Til de ansatte: før vakt, før pause, vaktplan publisert, vakt endret, svar på forespørsler og glemt å stemple ut. Påminnelse før vakt er antallet minutter før start, fra 5 til 240. Standard er 60.
• Til lederne: forespørsler som venter, stempling utenfor toleransen, ikke stemplet inn, daglig kontroll og måned klar. Tidspunkt for daglig kontroll er når «3 ting å kontrollere i dag» kommer. Standard er 09:00.

En type som er slått av her, sendes ikke til noen i bedriften. Hver person kan i tillegg slå av sine egne i telefonappen. Endringen lagres med en gang. Siden er åpen for dem som kan endre bedriftens innstillinger.

Hvem har endret innstillingene? (administrator)

Tilgang og historikk → Endringslogg viser hver endring i bedriftens innstillinger: hvilken innstilling, fra hva og til hva, hvem som endret den og når. Den nyeste står øverst, og Vis eldre henter flere. Bare endringer som faktisk ble lagret står der. Loggen starter den dagen funksjonen kom; eldre endringer finnes ikke i den.

Loggen viser også disse endringene, fra den dagen de kom med:

• Lønnsarter: en ny lønnsart, en som slettes, og endret navn, kode, beregning, sats, «Betales ikke i timer med» og «Betaler hele timen». Raden har lønnsartens navn, for eksempel Lønnsart «Kveld»: Sats.
• Lønn per person: timelønn eller fastlønn, timelønnen og månedslønnen, med personens navn, når de endres på ansattsiden. Lønnen en ny ansatt får når hen legges inn, står ikke der.
• Rolle per person: når noen får en annen rolle under Tilgang på ansattsiden.
• Bemanningsbehov: at behovet er endret. Loggen viser ikke hver time; åpne Bemanning for å se hvordan det er nå.
• Roller: en ny rolle, en som slettes, nytt navn og endrede tilganger (antallet før og etter).

Satsregler, arbeidsgiverkostnad og arbeidsmåte står ikke i loggen.

Hva viser fanen AI-assistent? (administrator)

Hva som er spurt, svart, foreslått og avgjort i AI-assistenten Hugin i bedriften de siste 7, 30 eller 90 dagene, med hvem og når.

Fanen viser hva som er spurt, svart, foreslått og avgjort i AI-assistenten Hugin i bedriften de siste 7, 30 eller 90 dagene, med hvem og når. Ny samtale i Hugin sletter ikke dette. Fanen finnes bare for administratoren. Hugin selv kan brukes av alle roller som har Bruke AI-assistenten.

Hver bedrift har en månedlig mengde Hugin. Under skrivefeltet står hvor mye som er brukt, i prosent. Når alt er brukt, svarer Hugin igjen fra den 1. neste måned. Vaktplanen virker som vanlig.

Virket noe ikke, trykk Rapporter øverst i Hugin. Du ser hver linje som sendes til Timefly, og kan ta bort de du ikke vil dele før du trykker Send rapport.

Hva er fanen API? (administrator)

Tilgang og historikk → API lager nøkler som lar et annet system, for eksempel lønnssystemet, lese ansatte, vakter, godkjente timer, fravær eller prosjekter fra Timefly. Systemet kan bare lese. Se API for andre systemer.

Åpne og gå tilbake

Velg innstillingen fra gruppens liste. Redigeringen åpnes som en egen visning med gruppenavnet øverst som tilbakekobling. Korte forklaringer åpnes ved feltene og kan lukkes uten å forlate siden.

Fant du ikke svaret? Skriv til oss.